Zo organiseer je een veiligheidsbeurs

Begin met de beursdatum, de doelgroep en het aantal exposanten dat je verwacht. Daarna bouw je het plan op in drie lijnen: inhoud en deelnemers, inrichting en techniek, en veiligheid en ontvangst. Leg demonstraties vroeg vast, want die bepalen vaak de standindeling, stroompunten en looproutes. Controleer vergunningen en ontruimingsroutes voordat je drukwerk laat maken. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en contactgegevens in één draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum vastleggen
2
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beursprogramma opstellen
2 personen
8
Demonstraties inventariseren
2 personen
9
Plattegrond van beurs maken
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Exposanteninformatie verwerken
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Vergunningen controleren
16
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
17
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
18
Contactlijst samenstellen
19
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
20
Badges en registratieformulieren maken
2 personen
21
Drukwerk laten maken
22
Presentaties verzamelen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Catering bevestigen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Exposanten herinneren

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Standwanden plaatsen
4 personen
34
Exposantenstands inrichten
6 personen
35
Registratiebalie opbouwen
2 personen
36
Cateringtafel opbouwen
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
39
Presentaties klaarzetten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
3 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Ontruimingsroutes vrijmaken
2 personen
43
Exposanten ontvangen
3 personen
44
Exposanten instrueren
2 personen
45
Registratieteam briefen
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Badges uitdelen
2 personen
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Demonstraties begeleiden
3 personen
51
Presentaties ondersteunen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Sanitair controleren
57
Voorraad controleren
58
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
59
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Demonstratiemateriaal inpakken
4 personen
62
Standmaterialen afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Afval sorteren
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Exposanten nabellen
72
Registratiegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Presentatieschermaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Plakgumaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Staande lampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Voedselcontainersaantal 12
Etiketten voor voedingaantal 100
Flesopenersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Waterdispensersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Papierenhanddoekhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Rookmelders voor demonstratieaantal 4
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 12
Reflectievestenaantal 12
Gehoorbeschermersaantal 12
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32
Waarschuwingsbordenaantal 12
Nooduitgangsbordenaantal 8
Veiligheidslintaantal 6

Registratie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Markersaantal 12
Notitieblokkenaantal 40
Registratieformulierenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Enquêtesaantal 120
Naamstickersaantal 150
Kassalade
Pinautomaat
Geldkist

Presentatie

Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Presentatiestandaardsaantal 8
Folderhoudersaantal 24
Prikbordenaantal 8
Tafeldisplaysaantal 24
Kabelbindersaantal 100
Schaaraantal 6
Tapeaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8

Tips

Plan de plattegrond pas nadat je de demonstraties hebt geïnventariseerd. Reserveer ruimte voor publiek, afzetpalen en afzetlint; een demonstratie met veel toeschouwers heeft meer vrije loopruimte nodig dan een gewone stand.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een complete exposantenlijst met contactpersoon, standplaats, presentatie en technische wensen. Zo kun je tafels, stoelen, standwanden, laptops en verlengkabels per stand klaarzetten.
Test alle techniek minimaal 1 dag vooraf op de plek waar die wordt gebruikt. Controleer beamer, projectiescherm, presentatiescherm, speakers, microfoons, stekkerdozen en oplaadstations afzonderlijk; een losse kabel of lege laptopaccu wordt anders pas bij de opening zichtbaar.
Zet registratie, bewegwijzering en veiligheidsinformatie bij de ingang én op kruispunten in de route. Leg badges en registratieformulieren klaar en wijs minstens 2 mensen aan voor ontvangst en vragen tijdens de eerste 30 minuten.
Bevestig catering en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Tel servies, thermoskannen, waterkannen, koelboxen en serveerschalen op basis van het definitieve aantal deelnemers, niet op basis van het aantal uitnodigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiligheidsbeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Leg de datum, doelgroep en exposanten in de eerste 2 weken vast; vergunningen, veiligheidsinstructies en ontruimingsroutes moeten uiterlijk 4 weken voor de beurs gecontroleerd zijn.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een veiligheidsbeurs nodig?: Reken per gewone stand op minimaal 6 tot 9 m², exclusief hoofdpad en demonstratieruimte. Reserveer voor demonstraties extra vrije ruimte en houd alle ontruimingsroutes volledig vrij.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een veiligheidsbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen 8 weken vooraf en geef minimaal 3 weken aanmeldtijd. Vraag bij de aanmelding direct om presentaties, demonstraties, dieetwensen en technische benodigdheden.
Wanneer test je de techniek voor een veiligheidsbeurs?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de beursdag nogmaals 60 minuten voor opening. Test per ruimte de microfoons, speakers, schermen, laptops, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.