Eine Sicherheitsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sicherheitsmesse entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Koordination der Aussteller, Vorführungen und Sicherheitsvorgaben. Beginnen Sie mit Termin, Zielgruppe und Ausstellerliste, bevor Sie Anmeldungen und Standplätze planen. Danach folgen Messeprogramm, Genehmigungen, Technik, Beschilderung und Catering. Rechnen Sie für die Vorbereitung mit mehreren Wochen, weil Präsentationen, Standinformationen und technische Anforderungen oft später eintreffen als erwartet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin festlegen
2
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Messeprogramm erstellen
2 Personen
8
Vorführungen erfassen
2 Personen
9
Messeplan erstellen
2 Personen
10
Standplätze zuweisen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Ausstellerinformationen verarbeiten
2 Personen
14
Reservierungen vornehmen
15
Genehmigungen prüfen
16
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
17
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
18
Kontaktliste zusammenstellen
19
Beschilderung entwerfen
2 Personen
20
Namensschilder und Anmeldeformulare erstellen
2 Personen
21
Drucksachen anfertigen lassen
22
Präsentationen sammeln
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Catering bestätigen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Materialien zusammenstellen
3 Personen
29
Aussteller erinnern

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Standwände aufstellen
4 Personen
34
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
35
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
36
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
39
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
3 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
42
Evakuierungswege freimachen
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller anweisen
2 Personen
45
Registrierungsteam briefen
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Namensschilder ausgeben
2 Personen
49
Besucher informieren
2 Personen
50
Vorführungen betreuen
3 Personen
51
Präsentationen unterstützen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Sanitäranlagen prüfen
57
Bestand prüfen
58
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
59
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Demonstrationsmaterial einpacken
4 Personen
62
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
2 Personen
65
Abfall trennen
2 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Beschilderung entfernen
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Materialien zurückbringen
2 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Aussteller nachfassen
72
Registrierungsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationsschalterAnz. 2
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
PräsentationsbildschirmAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
HandmegafoneAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

MessebannerAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 12
KleberAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
StehlampenAnz. 4
NotbeleuchtungAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 16
LebensmittelbehälterAnz. 12
Etiketten für LebensmittelAnz. 100
FlaschenöffnerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
WasserspenderAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
PapierhandtuchhalterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 4
Rauchmelder für die VorführungAnz. 4
SicherheitshelmeAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
GehörschutzAnz. 12
SicherheitshandschuheAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 32
WarnschilderAnz. 12
NotausgangsschilderAnz. 8
SicherheitsbandAnz. 6

Registrierung

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 40
RegistrierungsformulareAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
UmfragenAnz. 120
NamensaufkleberAnz. 150
Kassenschale
Geldautomat
Geldkassette

Präsentation

FlipchartsAnz. 4
FlipchartblätterAnz. 4
PräsentationsständerAnz. 8
ProspekthalterAnz. 24
PinnwändeAnz. 8
TischdisplaysAnz. 24
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 6
KlebebandAnz. 12
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8

Tipps

Legen Sie zuerst Termin, Zielgruppe und ein realistisches Teilnehmerziel fest. Verschicken Sie die Einladungen erst, wenn Sie wissen, wie viele Ausstellerflächen, Sitzplätze und Anmeldeplätze benötigt werden.
Fordern Sie von jedem Aussteller frühzeitig Ansprechpartner, Präsentation, Technikbedarf und Angaben zu Vorführungen an. Setzen Sie dafür eine feste Frist von mindestens 14 Tagen vor der Messe.
Erstellen Sie den Messeplan erst nach Prüfung aller Anmeldungen. Reservieren Sie Wege für Besucher, Fluchtwege und Bereiche für Vorführungen, statt die Standplätze nur nach Eingang der Anmeldung zu vergeben.
Prüfen Sie Genehmigungen, Sicherheitsanweisungen und Evakuierungswege mindestens zwei Wochen vor dem Termin. Kennzeichnen Sie Absperrungen und Ausgänge sichtbar und legen Sie eine Kontaktliste für den Veranstaltungstag an.
Testen Sie Beamer, Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofone, Laptops und Verlängerungskabel am Vortag. Bestätigen Sie Catering, Ernährungswünsche und die Anzahl von Tassen, Gläsern, Tellern und Besteck spätestens 48 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sicherheitsmesse organisieren?: Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Aussteller einladen, Anmeldungen bearbeiten, Genehmigungen prüfen und Standplätze sinnvoll zuweisen.
Wie viele Aussteller braucht eine Sicherheitsmesse?: Eine feste Mindestzahl gibt es nicht; planen Sie die Fläche jedoch erst, wenn mindestens 80 Prozent der erwarteten Aussteller zugesagt haben. So bleiben Wege, Vorführflächen und Sitzbereiche realistisch dimensioniert.
Wann müssen Aussteller ihre Präsentationen und Technikdaten abgeben?: Setzen Sie die Abgabefrist auf 14 Tage vor der Messe. Für kurzfristige Änderungen sollten Sie zusätzlich eine technische Prüfung am Vortag einplanen.
Wann sollte man die Sicherheits- und Evakuierungsplanung fertigstellen?: Schließen Sie diese Planung mindestens zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin ab. Kontrollieren Sie die markierten Fluchtwege und die Beschilderung außerdem noch einmal am Aufbau- oder Vortag.

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