Organiser un salon de la sécurité, étape par étape

Un salon de la sécurité se prépare d’abord sur le papier : public visé, exposants, programme et contraintes techniques doivent être fixés dans le bon ordre. Commence par choisir la date, puis réserve les espaces et vérifie les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les démonstrations, la circulation du public et les issues d’évacuation demandent une préparation spécifique. Enfin, teste les présentations, les microphones et la signalétique suffisamment tôt pour corriger les oublis avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon
2
Définir le public cible des participants
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Élaborer le programme du salon
2 personnes
8
Recenser les démonstrations
2 personnes
9
Créer le plan du salon
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Traiter les informations des exposants
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Vérifier les autorisations
16
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
17
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
18
Établir la liste de contacts
19
Concevoir la signalétique
2 personnes
20
Créer les badges et les formulaires d’inscription
2 personnes
21
Faire réaliser les imprimés
22
Rassembler les présentations
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Confirmer le catering
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Rappeler les exposants

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les parois des stands
4 personnes
34
Aménager les stands des exposants
6 personnes
35
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
36
Monter la table de catering
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
39
Préparer les présentations
2 personnes
40
Installer la signalétique
3 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Informer les exposants
2 personnes
45
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Encadrer les démonstrations
3 personnes
51
Soutenir les présentations
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les sanitaires
57
Vérifier les stocks
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
59
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Emballer le matériel de démonstration
4 personnes
62
Démonter le matériel du stand
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retirer la signalétique
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Relancer les exposants par téléphone
72
Archiver les données d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 12
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Écran de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Mégaphones manuelsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières du salonqté 8
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 12
Colle repositionnableqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Lampadairesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 16
Conteneurs alimentairesqté 12
Étiquettes pour les alimentsqté 100
Décapsuleursqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs d'eauqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Distributeurs d’essuie-toutqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Détecteurs de fumée pour la démonstrationqté 4
Casques de sécuritéqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Protections auditivesqté 12
Gants de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32
Panneaux d'avertissementqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Ruban de sécuritéqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 150
Brochures du programmeqté 150
Enquêtesqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Caisse

Présentation

Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Présentoirsqté 8
Présentoirs à brochuresqté 24
Panneaux d’affichageqté 8
Présentoirs de tableqté 24
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 12
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8

Conseils

Fixe la date avant de contacter les exposants, puis prépare une liste claire des profils recherchés. Prévois un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les invitations, les réponses et l’attribution des emplacements.
Décris chaque démonstration avec sa durée, son emplacement et ses besoins techniques. Regroupe-les dans un programme avec des créneaux précis afin d’éviter les conflits entre le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones.
Dessine le plan du salon avant de confirmer les stands. Laisse des passages dégagés, place les bureaux d’information près de l’entrée et repère les issues d’évacuation avant de finaliser la signalétique.
Demande les informations alimentaires et les besoins des exposants au moment de l’inscription, pas la semaine précédente. Centralise les contacts, les horaires d’arrivée, les présentations et les besoins en rallonges ou multiprises dans un même document.
Organise un test technique au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifie les ordinateurs portables, le son, les écrans, les stations de recharge et les talkies-walkies, puis garde un exemplaire imprimé des consignes de sécurité et des contacts sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la sécurité ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’inviter les exposants, de traiter les inscriptions, de vérifier les autorisations et de finaliser le plan du salon.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des participants ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant le salon. Demande aussi les besoins alimentaires dans le même formulaire.
Quand tester le matériel audiovisuel du salon ?: Fais un premier test 7 jours avant pour repérer les incompatibilités, puis un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs, les microphones et les rallonges.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des visiteurs ?: Prépare les consignes de sécurité, les issues d’évacuation et la liste des contacts avant l’installation des stands. Contrôle les passages le jour précédent et garde du ruban de balisage, des poteaux de balisage et un mégaphone manuel disponibles sur place.

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