Veganistische kerstmarkt organiseren: checklist

Een veganistische kerstmarkt organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je moet verkopers, dieetwensen, koeling, warme gerechten, stroom en afval op elkaar afstemmen. Begin met datum, openingstijden en locatie en werk daarna toe naar een definitieve kraamindeling en bezoekersplattegrond. Deze checklist helpt je om de 72 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals betaalterminals, kabelroutes of menukaarten pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers en verkopers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Verkopersvoorwaarden versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Programma en muziek plannen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Bewegwijzering ontwerpen
Menukaarten en prijslijsten maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Kassa- en betaalwijze bepalen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Verkoperslijst bevestigen
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Materialen en apparatuur controleren
2 personen
Koelkasten en koelboxen testen
2 personen
Lichtplan en kabelroute controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Soep en sauzen voorbereiden
3 personen
Koekjes en gebak klaarzetten
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Terrein opmeten en markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Kramen inrichten
6 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Warme hapjes serveren
4 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Warme dranken bereiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Licht en muziek bedienen
Leveranciers begeleiden
2 personen
Laatste bestellingen afhandelen
3 personen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Kramen leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Terrein vegen
2 personen
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verkopers informeren over afhalen
Borg en sleutels afhandelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kleedjes voor tafelsaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 18
Soepkommenaantal 100
Serveerbladenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Draadloze speakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 12
Pollepelsaantal 10
Ovenplatenaantal 8
Flessenopenersaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 20
Naambordhoudersaantal 20
Krijtbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Led-lantaarnsaantal 20
Led-kaarsenaantal 40
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroombehoefte per kraam uiterlijk 4 weken vooraf vast. Koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels, warmhoudbakken en inductiekookplaten kunnen samen meer aansluitingen vragen dan de locatie beschikbaar heeft.
Vraag verkopers bij hun aanmelding welke gerechten ze verkopen, welke allergenen voorkomen en hoeveel koeling ze nodig hebben. Verwerk dit direct in de menukaarten, kraamindeling en informatie voor bezoekers.
Test koelkasten en koelboxen minstens 1 week voor de markt en controleer op de dag zelf of gekoelde producten veilig kunnen worden opgeslagen. Plan daarnaast een aparte plek voor warme gerechten en houd warme apparatuur uit de looproutes.
Maak de betaalwijze uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Controleer per verkoper of een betaalterminal nodig is en regel een alternatief voor storingen, zodat niet iedere kraam zelf een andere werkwijze hanteert.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en geef per blok een duidelijke taak. Laat iemand vóór opening de bewegwijzering, kabelhaspels, stekkerdozen, afvalpunten en kraamnummers nalopen; bezoekers merken ontbrekende informatie meteen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veganistische kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en vergunningen. Benader verkopers uiterlijk 8 weken vooraf en bevestig de definitieve lijst ongeveer 2 weken voor opening.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een veganistische kerstmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, bezoekersaantallen en activiteiten. Controleer minimaal 12 weken vooraf of een evenementenvergunning, melding, toestemming voor verkoop en regels voor tijdelijke stroom- of horecavoorzieningen gelden.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een veganistische kerstmarkt?: Tel per kraam alle apparaten afzonderlijk op en reserveer minimaal één bruikbaar stroompunt per verkooppunt, plus aparte aansluitingen voor algemene verlichting en geluid. Maak de berekening uiterlijk 4 weken vooraf, inclusief het vermogen van koelkasten, soepketels en warmhoudbakken.
Wanneer moet de verkoperslijst definitief zijn?: Stuur ongeveer 2 weken voor de markt een voorlopige lijst en sluit wijzigingen uiterlijk 7 dagen vooraf af. Daarna kun je kraamnummers, plattegrond, menukaarten, stroompunten en verkopersvoorwaarden definitief maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.