Checklist para organizar un mercado navideño vegano

Organizar un mercado navideño vegano requiere coordinar vendedores, puestos, permisos y servicios antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde fijar la fecha y distribuir el terreno hasta probar la iluminación, las neveras y los terminales de pago. También contempla el mapa para visitantes, la señalización, la recogida de residuos y la programación de voluntarios. Úsala para saber qué cerrar con semanas de antelación y qué comprobar durante el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar con proveedores y vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Enviar las condiciones de los vendedores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar puntos de electricidad
Reservar recogida de residuos
Realizar pedidos de catering
2 personas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Planificar el programa y la música
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Diseñar la señalización
Crear las cartas y listas de precios
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Definir la caja y el método de pago
2 personas
Publicar publicaciones en redes sociales
Confirmar la lista de vendedores
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
Comprobar materiales y equipos
2 personas
Probar frigoríficos y neveras portátiles
2 personas
Comprobar el plan de iluminación y el recorrido de cables
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Preparar sopas y salsas
3 personas
Preparar galletas y pasteles
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Medir y marcar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir aperitivos calientes
4 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Gestionar luces y música
Acompañar a los proveedores
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Vaciar los puestos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Barrer el recinto
2 personas
Lavar el material de cocina
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Informar a los vendedores sobre la recogida
Gestionar la fianza y las llaves
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Manteles para mesascant. 20
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 60
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharonescant. 18
Tazones para sopacant. 100
Bandejas de serviciocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Altavoces inalámbricoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de cocinacant. 12
Cucharonescant. 10
Bandejas de hornocant. 8
Abrebotellascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Decoraciones de mesacant. 20
Portanombrescant. 20
Pizarrascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Faroles LEDcant. 20
Velas LEDcant. 40
Bateríascant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del terreno al menos 8 semanas antes: los vendedores necesitan conocer el espacio, las condiciones de participación y los horarios de montaje.
No dejes los permisos, las notificaciones ni la recogida de residuos para la última semana. Confírmalos como mínimo 4 semanas antes y guarda los contactos responsables en un único documento.
Reserva pronto los puntos de electricidad y dibuja el recorrido de cables sobre el plano. Prueba frigoríficos, neveras portátiles, placas de inducción y máquinas de café antes del día del mercado.
Publica el mapa, los precios y la información dietética al menos 7 días antes. En un mercado vegano, indicar con claridad las opciones y posibles preferencias alimentarias evita preguntas y cambios de última hora.
Programa los voluntarios en turnos de 3 a 4 horas y asigna una persona para caja, otra para vendedores y otra para residuos. Comprueba los terminales de pago, los cables alargadores y los altavoces durante el montaje, no al abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño vegano?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija fecha, horario, terreno y permisos; después confirma vendedores, electricidad, residuos, catering y programa.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado navideño?: Procura cerrar la lista definitiva 3 semanas antes. Así todavía tendrás tiempo para ajustar la distribución de puestos, actualizar el mapa, procesar inscripciones y preparar las condiciones para cada vendedor.
¿Cuándo se prepara la señalización y el mapa para visitantes?: Diseña ambos al menos 2 semanas antes y publica la versión final 7 días antes. Incluye entradas, puestos, pagos, programa, zonas de residuos, baños y recorridos sin cables sueltos.
¿Qué hay que revisar el día anterior al mercado?: Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes: materiales, vajilla reutilizable, frío, iluminación, cables, terminales de pago, precios y lista de vendedores. Deja separados por zonas los equipos que se montarán primero.

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