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Veganen Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein veganer Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Markt: Anbieter, Genehmigungen, Strom, Kühlung und Mehrweggeschirr müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, bevor du Verkäufer ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Standaufteilung, Catering und Besucherführung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Kühlschränken, Kabeln, Beleuchtung und Kasse kurz vor der Öffnung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Ort und Gelände einteilen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Lieferanten und Verkäufer ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Verkäuferbedingungen versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stromanschlüsse reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Cateringbestellungen aufgeben

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm und Musik planen

    2 Personen

  • Besucherplan erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Menükarten und Preislisten erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsweise festlegen

    2 Personen

  • Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen

  • Verkäuferliste bestätigen

  • Anmeldungen endgültig bearbeiten

    2 Personen

  • Materialien und Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Kühlschränke und Kühlboxen testen

    2 Personen

  • Lichtplan und Kabelverlauf prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Suppen und Saucen vorbereiten

    3 Personen

  • Kekse und Kuchen bereitstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Gelände vermessen und markieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Stände einrichten

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Speisekarten aufhängen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Warme Snacks servieren

    4 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke zubereiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Licht und Musik bedienen

  • Lieferanten betreuen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen abwickeln

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Stände leeren

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Kabel aufräumen

    3 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    3 Personen

  • Gelände fegen

    2 Personen

  • Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Verkäufer über die Abholung informieren

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 16
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 18
  • SuppenschalenAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionskochplattenAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • Kabellose LautsprecherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 20
  • KüchenzangenAnz. 12
  • KellenAnz. 10
  • OfenblecheAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 6

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LED-KerzenAnz. 40
  • BatterienAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Meldungen und Abfallentsorgung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Gerade bei Marktständen, Musik, Stromanschlüssen und öffentlichen Flächen können Rückfragen mehrere Wochen dauern.
  • Fordere von jedem Verkäufer spätestens 4 Wochen vorher eine verbindliche Anmeldung mit Angebot, benötigter Stellfläche, Strombedarf und Angaben zu Allergenen an. So kannst du Standaufteilung, Menükarten und Preislisten rechtzeitig fertigstellen.
  • Plane die Stromlast nicht erst am Veranstaltungstag: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Suppenkessel, Induktionskochplatten und Kühlschränke brauchen getrennte, geprüfte Anschlüsse. Teste Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und den Kabelverlauf spätestens am Vortag.
  • Für vegane Speisen reichen allgemeine Hinweisschilder nicht aus. Erfasse Ernährungswünsche und Allergene gesammelt, drucke Menükarten mit Preisen und stelle sie an jedem Stand sowie am Eingangsbereich sichtbar auf.
  • Kontrolliere 2 bis 3 Stunden vor Öffnung Kühlung, Warmhaltebehälter, Mehrwegteller, Schüsseln, Becher, Besteck und Kartenterminals. Lege außerdem eine feste Rückgabe- und Abfallstelle fest, damit sich benutztes Geschirr nicht an den Essensständen sammelt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen veganen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin mit Datum, Gelände, Genehmigungen und der Suche nach Verkäufern. Die verbindliche Verkäuferliste, Standaufteilung und Materialprüfung sollten spätestens 2 Wochen vorher abgeschlossen sein.
Wie viele vegane Anbieter brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?
Das hängt von der Besucherzahl und der Standgröße ab; plane nicht nur nach der Anzahl der Anbieter, sondern nach den angebotenen Kategorien. Für einen kleinen Markt sind etwa 6 bis 10 unterschiedliche Essens- und Getränkestände oft übersichtlicher als viele Anbieter mit demselben Angebot.
Wann müssen Strom und Kühlung für den veganen Weihnachtsmarkt geprüft werden?
Reserviere Stromanschlüsse spätestens 4 Wochen vorher und prüfe Kühlschränke, Kühlboxen, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte die Kühlung mindestens 2 Stunden vor der Öffnung laufen.
Wie viel Mehrweggeschirr brauche ich für einen veganen Weihnachtsmarkt?
Plane pro erwarteten Gast mindestens einen Teller oder eine Schüssel, einen Becher und ein Besteckset ein, plus etwa 20 Prozent Reserve. Bei starkem Andrang oder einem Rückgabesystem mit langen Wegen sind 30 Prozent Reserve sicherer.

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