Checklist voor een goed georganiseerd vastgoedcongres

Een vastgoedcongres vraagt om meer dan een locatie en een programma. Je moet sprekers, presentaties, aanmeldingen, catering, naamkaartjes en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en zaalreservering en werk daarna toe naar communicatie en registratie. In de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen, presentaties en parkeerinformatie. Op de congresdag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste apparatuur en een opbouw met vaste controlepunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Programma online publiceren
Parkeerinformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naamkaartgegevens controleren
Sprekersinformatie versturen
Catering aantallen doorgeven
Naamkaartjes printen
Programmafolders printen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Locatie en zalen controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Presentatiebeeld testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Ontvangsttafel voorzien
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven catering verdelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Deelnemerslijst archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Buffettangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 110
Pijlbordenaantal 10
Tafelbordjesaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Sprekersbordjesaantal 6

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer de zalen voordat je sprekers bevestigt, zodat je weet hoeveel ruimtes, stoelen en presentatiemiddelen nodig zijn.
Open het aanmeldformulier zodra het programma en de sprekers definitief zijn. Vraag daarbij direct naar dieetwensen en gebruik de gegevens later voor naamkaartjes en catering aantallen.
Verstuur parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen voor het congres. Bezoekers die met de auto komen, zoeken die informatie vaak pas vlak voor vertrek; zet daarom ook de registratietijd en locatie duidelijk bij elkaar.
Controleer presentaties en aansluitingen niet pas bij de start. Test laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikker vooraf in de zaal waar ze worden gebruikt.
Maak de opbouw praktisch: zet registratietafels en naamkaartjes bij de ingang, controleer stoelen en tafels per zaal en breng materialen tijdig naar de locatie. Houd reservekabels, stekkerdozen en powerbanks beschikbaar voor onverwachte problemen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vastgoedcongres organiseren?: Leg de datum en locatie eerst vast en bevestig daarna de sprekers. Open het aanmeldformulier zodra programma en sprekers definitief zijn; geef de definitieve catering aantallen pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vastgoedcongres voor te bereiden?: Plan de voorbereiding in meerdere fasen: eerst datum, programma, locatie en sprekers, daarna uitnodigingen en registratie. Reserveer in de laatste week tijd voor presentaties, naamkaartjes, programmafolders, catering aantallen en een technische controle.
Wat moet ik meenemen voor de techniek van een vastgoedcongres?: Controleer minimaal laptop, projector, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels, adapters, verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker. Test alle aansluitingen vóór de opbouw is afgerond en houd enkele reservekabels achter de hand.
Wanneer moet ik de catering voor een vastgoedcongres doorgeven?: Geef de aantallen door nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn gecontroleerd. Plan daarnaast een laatste controle kort voor het congres, zodat wijzigingen in het aantal deelnemers nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.