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Immobilienkongress organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Immobilienkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Programm, Location und Referenten hängen direkt voneinander ab. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Veranstaltungsort feststehen, und verschicke Parkinformationen spätestens eine Woche vor dem Termin. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Namensschilder, Technik und Cateringmengen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Programm online veröffentlichen

  • Parkinformationen versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Namensschilddaten prüfen

  • Referenteninformationen versenden

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Namensschilder drucken

  • Programmhefte drucken

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Location und Räume prüfen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Podiumstisch herrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

  • Präsentationsbild testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Empfangstisch ausstatten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffeeausgabe auffüllen

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verteilen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

  • Teilnehmerliste archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Podiumstisch
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • BuffetzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 110
  • WegweiserAnz. 10
  • TischschilderAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • ReferentenschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Referenten ihre Präsentationen rechtzeitig liefern und Teilnehmer sehen sofort, welche Themen sie erwarten.
  • Reserviere die Location nicht nur für die Veranstaltungszeit. Plane mindestens 2 Stunden für Anlieferung, Raumkontrolle, Bestuhlung und Techniktest ein.
  • Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress für die Produktion ab. Prüfe dann Schreibweisen, Ernährungswünsche und Namensschilddaten, bevor du Namensschilder und Programmhefte druckst.
  • Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop mit Projektor, HDMI-Kabeln und passenden Adaptern. Lege zusätzlich einen Präsentationsklicker und Powerbanks bereit.
  • Gib dem Catering die endgültige Personenzahl spätestens 3 Werktage vorher durch. Kontrolliere beim Einkauf und beim Aufbau besonders Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Gläser, Besteck und Servierplatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Immobilienkongress planen?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Programm und Location. Referenten und Catering solltest du anschließend so früh bestätigen, dass mindestens 8 Wochen für Einladungen und Anmeldungen bleiben.
Wann sollte man die Einladungen für einen Immobilienkongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig und veröffentliche das vollständige Programm, damit die Teilnehmer verbindlich planen können.
Wann müssen Präsentationen für einen Immobilienkongress abgegeben werden?
Fordere die Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an. Prüfe sie anschließend technisch auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Adapter spätestens am Vortag.
Wann sollte man Namensschilder und Programmhefte drucken?
Drucke beides nach dem Abschluss der Teilnehmerdaten, normalerweise 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. So vermeidest du falsche Namen und kannst Ernährungswünsche noch an das Catering weitergeben.

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