Checklist pour organiser un congrès immobilier

Un congrès immobilier demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Ce plan regroupe 66 tâches et 47 éléments à prévoir, du choix de la date jusqu’à l’installation des salles. Utilisez-le dans l’ordre pour éviter les oublis fréquents : informations de parking envoyées trop tard, besoins alimentaires non recueillis ou présentations incompatibles avec le matériel. La checklist vous aide aussi à répartir le travail avant le jour du congrès.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme en ligne
Envoyer les infos de parking
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des badges nominatifs
Envoyer les informations sur les intervenants
Communiquer les quantités au traiteur
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier le lieu et les salles
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester l’image de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Prévoir la table d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le point café
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Répartir le catering restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Archiver la liste des participants
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Table de scène
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pinces à buffetqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux indicateursqté 10
Pancartes de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneaux pour les intervenantsqté 6

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai suffisant pour confirmer les intervenants et rassembler leurs présentations.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est assez stable. Demandez les besoins alimentaires et vérifiez les données des badges avant l’impression, idéalement plusieurs jours avant l’événement.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur portable qui sera utilisé sur place. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, le projecteur, les microphones sans fil et le cliqueur.
Communiquez au traiteur le nombre de participants après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Contrôlez aussi les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts nécessaires aux différents temps du congrès.
Préparez l’acheminement du matériel avant le jour J et faites une vérification complète des salles à l’arrivée. Les chaises, tables, tables d’inscription, sonorisation et rallonges doivent être installées avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès immobilier ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et une première version du programme sont confirmés. Prévoyez au moins 3 à 4 semaines avant le congrès pour laisser le temps de s’inscrire et de relancer les invités.
Quand fermer les inscriptions à un congrès immobilier ?: Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, selon les délais demandés par le lieu et le traiteur. Gardez idéalement 3 à 5 jours pour traiter les données, recueillir les besoins alimentaires et communiquer les quantités finales.
Combien de temps avant tester les présentations ?: Effectuez une première vérification technique au moins 48 heures avant le congrès. Refaites un test sur place le jour même avec le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et tous les adaptateurs nécessaires.
Quand imprimer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges après la dernière vérification des inscriptions et des noms, généralement 1 à 2 jours avant le congrès. Triez-les ensuite par ordre d’accueil pour accélérer l’enregistrement des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.