Checklist voor een variétévoorstelling organiseren

Een variétévoorstelling vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je moet optredens op elkaar afstemmen, technische wensen vertalen naar materiaal en de zaal logisch indelen voor publiek én performers. Begin met locatie, datum en programma; werk daarna uitnodigingen, reserveringen en techniek uit. Gebruik de checklist om uiterlijk in de laatste week ook presentatieteksten, muziekbestanden, kaarten en de artiestenbriefing af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Voorstellingsprogramma samenstellen
3 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Techniek en materialen reserveren
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Presentatieteksten schrijven
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Podiumindeling bepalen
2 personen
Zaalindeling maken
2 personen
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
Programmafolders printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per dieet labelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Zaalstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor opbouwen
3 personen
Achtergronddoek ophangen
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
2 personen
Podium veilig afwerken
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Drankenbuffet klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
3 personen
Generale doorloop uitvoeren
8 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Kassa en entree inrichten
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Voorstelling openen
2 personen
Eerste programmadeel begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Pauzebuffet openen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Tweede programmadeel begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finale aankondigen
2 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Buffetten afbreken
3 personen
Podiumdecor afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Kleding en rekwisieten terugbrengen
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 150
Tafelsaantal 10
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 150
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop voor muziek
Reserve laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffa tapeaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve gordijnenaantal 4
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Podiumrekwisieten
Decoratieve vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 24

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 16
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Menukaartenaantal 12
Dieetlabelsaantal 30
Kassalade
Betaalterminal
Kaartjesdoosaantal 2
Programmafoldersaantal 160

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffer

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg per optreden de duur, opbouwtijd, benodigde microfoons en lichtwensen vast. Plan daarnaast een korte wisseltijd tussen acts, zodat een technisch probleem niet meteen het hele programma vertraagt.
Controleer de stroomvoorziening vóór je luidsprekers, licht en laptop reserveert. Tel aansluitpunten, leg kabels vast met gaffa tape of kabelbinders en houd één reserve laptop en USB-stick beschikbaar voor muziekbestanden.
Maak de zaalindeling op basis van het aantal stoelen én de zichtlijnen naar het podium. Laat ruimte vrij voor podiumtrappen, artiesten die klaarstaan en een garderobe met voldoende hangers.
Stuur artiestenbriefing en definitieve optredens minstens 7 dagen vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, kleed- of wachtplek, soundcheck, contactpersoon en het moment waarop iedere act klaar moet staan.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en bepaal catering pas daarna. Controleer drie dagen voor de voorstelling servies, programmfolders, toegangskaarten en de volledige boodschappenlijst; dat voorkomt kleine tekorten op de avond zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een variétévoorstelling organiseren?: Leg locatie en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader artiesten direct daarna en sluit programma, techniek en catering uiterlijk 2 weken voor de voorstelling af.
Hoeveel tijd moet ik tussen optredens van een variétévoorstelling plannen?: Reserveer meestal 5 tot 10 minuten per wissel, afhankelijk van decor en techniek. Neem voor een act met podiumdelen, meerdere microfoons of een lichtwissel liever 10 tot 15 minuten op in het draaiboek.
Wanneer moet ik de artiestenbriefing voor een variétévoorstelling sturen?: Stuur de briefing minimaal 7 dagen vooraf en bevestig wijzigingen uiterlijk 48 uur voor aanvang. Vraag artiesten om hun muziekbestanden en technische wensen dan definitief aan te leveren.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een variétévoorstelling?: Tel per gelijktijdige spreker of performer één microfoon en houd minimaal één draadloze microfoon als reserve beschikbaar. Controleer dit per act, want een presentator en artiest kunnen elkaar tijdens een wissel overlappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.