Organiser un spectacle de variétés sans rien oublier

Un spectacle de variétés demande de coordonner des artistes différents, des horaires précis et une technique qui doit fonctionner dès la première répétition. Cette checklist suit l’organisation du lieu et de la date jusqu’à l’accueil du public et au déroulé du jour J. Elle couvre aussi les éléments souvent préparés trop tard : besoins techniques, fichiers musicaux, éclairage, inscriptions, catering et briefing des artistes. Utilise-la pour répartir les 88 tâches et vérifier le matériel avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu et la date
2 personnes
Établir le programme des représentations
3 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
Établir le plan de la salle
2 personnes
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
Imprimer les programmes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises de la salle
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter la décoration
3 personnes
Accrocher la toile de fond
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Sécuriser la finition de la scène
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le buffet des boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Préparer les costumes et les accessoires
3 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir la représentation
2 personnes
Accompagner la première partie du programme
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer la deuxième partie du programme
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la finale
2 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les buffets
3 personnes
Démonter le décor de scène
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les vêtements et les accessoires
2 personnes
Gérer les paiements en attente
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 150
Tablesqté 10
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 150
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Bâche de fond
Rideaux décoratifsqté 4
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Accessoires de scène
Vases décoratifsqté 8
Fleurs artificiellesqté 24

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Petits bolsqté 20
Carafesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Cartes de menuqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Boîte à ticketsqté 2
Brochures du programmeqté 160

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Trousse de premiers secours

Courses

Courses

Conseils

Commence par fixer le lieu, la date et le programme des représentations avant de contacter les artistes : leurs disponibilités et leurs besoins techniques dépendent de ces éléments.
Demande les besoins techniques à chaque artiste au moins 3 semaines avant le spectacle. Regroupe ensuite les informations pour réserver la sonorisation, les micros, les boîtiers DI, les projecteurs et les rallonges adaptées.
Envoie les invitations dès que les horaires sont confirmés, puis fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités de catering.
Prépare le déroulé, les textes de présentation et les fichiers musicaux au plus tard 3 jours avant. Garde une copie sur ordinateur portable de secours et sur au moins 2 clés USB.
Fais une vérification technique et de salle le jour précédent : scène, escaliers, chaises, tables, câbles, éclairage, badges, programmes et cartes d’entrée. Le briefing final aux artistes doit préciser l’heure d’arrivée, l’ordre de passage et les horaires de représentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de variétés ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour contacter les artistes, confirmer le programme, envoyer les invitations et réserver le matériel. Avec plusieurs représentations ou une technique complexe, commence plutôt 3 mois à l’avance.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un spectacle de variétés ?: Demande une première réponse dès la prise de contact, puis confirme définitivement les artistes au moins 4 semaines avant le spectacle. Envoie le briefing détaillé 3 à 7 jours avant, avec les horaires et les besoins techniques validés.
Quand préparer la technique et l’éclairage d’un spectacle de variétés ?: Recueille les besoins techniques environ 3 semaines avant, puis établis le plan d’éclairage et l’agencement de la scène au moins 7 jours avant. Fais un test complet avec les fichiers musicaux, les micros et les projecteurs la veille.
Quand fermer les inscriptions et commander le catering ?: Fixe la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement afin de compter les participants et de recueillir les besoins alimentaires. Vérifie ensuite les quantités de catering, la vaisselle disponible et la liste des courses dans les 3 jours précédant le spectacle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.