Checkliste für deine Varietévorstellung

Eine Varietévorstellung steht und fällt mit einem klaren Programm und einem technisch sauberen Ablauf. Lege zuerst Ort, Datum und Auftrittszeiten fest, bevor du Künstler bestätigst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Technik, Bühne, Sitzordnung, Catering und die Unterlagen für Gäste und Mitwirkende. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und zeigt, was häufig zu spät geregelt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum festlegen
2 Personen
Vorführungsprogramm zusammenstellen
3 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Technik und Materialien reservieren
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Präsentationstexte schreiben
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Bühnenaufbau festlegen
2 Personen
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Catering nach Diät kennzeichnen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Saalstühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Dekor aufbauen
3 Personen
Hintergrundtuch aufhängen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Bühne sicher fertigstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränkebuffet bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Kostüme und Requisiten bereitlegen
3 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen

Event

Publikum empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Vorstellung eröffnen
2 Personen
Ersten Programmpunkt begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Pausenbuffet eröffnen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Zweiten Programmpunkt begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Finale ankündigen
2 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Buffets abbauen
3 Personen
Bühnen декor abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Kleidung und Requisiten zurückbringen
2 Personen
Ausstehende Zahlungen abwickeln
2 Personen
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 150
TischeAnz. 10
Klappstühle für KünstlerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 150
HockerAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Laptop für Musik
Ersatzlaptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffa-TapeAnz. 6
KabelkanäleAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

Hintergrundtuch
Dekorative VorhängeAnz. 4
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
Bühnenrequisiten
Dekorative VasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierplattenAnz. 16
SchälchenAnz. 20
KannenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
SpeisekartenAnz. 12
DiätetikettenAnz. 30
Kassenschale
Kartenterminal
KartenboxAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 160

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens 4 Wochen vor der Vorstellung: Mikrofontyp, DI-Box, Musikzuspielung, Licht und benötigte Bühnenfläche. So erkennst du Engpässe, bevor Technik reserviert wird.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden und für einen vollständigen Technikcheck weitere 60 Minuten ein. Markiere Kabel mit Gaffa-Tape oder Kabelbindern und sichere Laufwege mit Kabelkanälen.
Bestätige Künstler erst, wenn Auftrittsdauer, Ankunftszeit, Umkleidemöglichkeit und Musikdateien geklärt sind. Schicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vor der Vorstellung.
Drucke Programmhefte und Eintrittskarten erst nach der finalen Reihenfolge der Auftritte. Halte zusätzlich eine digitale Ablaufversion auf einem Laptop und einem Ersatzlaptop bereit.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und lege die Cateringmengen mindestens 10 Tage vorher fest. Rechne Sitzplätze, Künstler und Helfer getrennt, damit die Künstler nicht ohne Essen oder Stuhl bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Varietévorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Künstlern. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geplant sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Varietébühne?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Licht ein. Für Soundcheck, Lichtprobe und einen kurzen Ablaufdurchlauf kommen mindestens 60 weitere Minuten hinzu.
Wann sollte man die Einladungen für eine Varietévorstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor der Vorstellung, damit Sitzplätze, Catering und Namensschilder rechtzeitig feststehen.
Wie viele Mikrofone braucht eine Varietévorstellung?: Das hängt von den Acts ab, aber plane pro gleichzeitig sprechender Person ein Mikrofon und mindestens ein Ersatzmikrofon ein. Prüfe außerdem 2 bis 3 Wochen vorher, ob Funkmikrofone, Ständer und DI-Boxen benötigt werden.

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