Valpreventiedag organiseren: complete checklist

Een valpreventiedag vraagt om meer dan een zaal en een paar oefeningen. Je combineert voorlichting, bewegen, metingen en ontvangst voor deelnemers die mogelijk extra ondersteuning nodig hebben. Regel daarom eerst datum, programma, sprekers en beweegdocent; werk daarna aan aanmeldingen, vervoer en toegankelijkheid. In de laatste week controleer je presentaties, route, nooduitgangen en alle materialen. Zo staat de registratie klaar, kunnen deelnemers veilig meedoen en loopt het programma zonder onnodige vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Beweegdocent bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Routebeschrijving controleren
Parkeerinformatie afdrukken
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Beweegzone inrichten
3 personen
Informatiestands inrichten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Teambriefing geven
3 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Programma toelichten
Welkomstwoord verzorgen
Lezing valrisico geven
Vragen over valrisico beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Balansmeting begeleiden
3 personen
Looptest begeleiden
3 personen
Bloeddrukmetingen uitvoeren
2 personen
Beweegworkshop verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Woonveiligheid toelichten
Hulpmiddelen demonstreren
2 personen
Vragen over hulpmiddelen beantwoorden
2 personen
Warme drankronde serveren
2 personen
Contactgegevens uitdelen
Afsluitende boodschap verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gebruikte materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende hulpmiddelen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelen met armleuningenaantal 60
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bloeddrukmeteraantal 2
Stopwatchaantal 3
Meetlintaantal 3

Sportmateriaal

Antislipmattenaantal 12
Balanskussensaantal 8
Oefenballenaantal 10
Elastiekenaantal 15
Pionnenaantal 12
Lage hordenaantal 6
Wandelstokkenaantal 8
Looptestmarkeringenaantal 6
Handknijpersaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Informatiestandaardsaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70
Tafelbordjesaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Zorgmateriaal

Eerstehulpkoffer
Wegwerphandschoenenaantal 2
Desinfectiezuilenaantal 3
Handdesinfectieflaconsaantal 6
Krukken voor demonstratieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan naast de beweegsessie tijd voor uitleg, vragen en een korte pauze. Zet het definitieve programma uiterlijk één week vooraf op papier, zodat sprekers en deelnemers dezelfde tijden gebruiken.
Vraag bij de aanmelding niet alleen dieetwensen, maar ook vervoersbehoeften en eventuele toegankelijkheidsvragen. Verwerk die gegevens in de deelnemerslijst en controleer ze opnieuw bij de herinnering.
Controleer de zaal op stoelen met armleuningen, vrije looproutes en voldoende ruimte voor antislipmatten, balanskussens, pionnen en lage horden. Doe deze controle minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf.
Test laptop, beamer, projectiescherm, draagbare speaker en draadloze microfoon met de aangeleverde presentaties. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en neem minimaal 30 minuten voor aanvang tijd voor een volledige proef.
Richt de registratietafel in met deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Zet dranken, herbruikbare koffiekopjes, drinkglazen en hapjes op een aparte plek, zodat de ontvangst niet blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een valpreventiedag organiseren?: Reserveer de zaal en leg het programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig sprekers en beweegdocent daarna direct, zodat uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de dag verstuurd kunnen worden.
Wat moet ik vragen bij de aanmelding voor een valpreventiedag?: Vraag naam en contactgegevens, dieetwensen, vervoersbehoeften en eventuele toegankelijkheidsvragen. Sluit de inschrijving 3 tot 5 werkdagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst en voorzieningen nog kunt bijwerken.
Hoe richt ik een zaal in voor een valpreventiedag?: Zet stoelen met armleuningen langs een vrije looproute en houd voor oefeningen een vlak, obstakelvrij vlak over. Controleer minimaal 1 week vooraf toegankelijkheid en nooduitgangen; markeer de looptest pas nadat de definitieve opstelling staat.
Wanneer test ik de techniek voor een valpreventiedag?: Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test laptop, beamer, scherm, speaker en microfoon dan samen. Doe op de dag zelf minstens 30 minuten voor aanvang nog een korte controle met de definitieve bestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.