Checklist pour organiser une journée de prévention des chutes

Une journée de prévention des chutes demande plus qu’un programme et quelques exercices. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité de la salle et le matériel de test ou d’activité physique. Cette checklist de 69 tâches et 59 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation jusqu’à l’accueil des participants. Elle inclut aussi les vérifications souvent oubliées : itinéraire, sorties de secours, besoins de transport et essais techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Confirmer l'animateur sportif
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins de transport
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier l’itinéraire
Imprimer les informations de stationnement
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la zone d’activité physique
3 personnes
Installer les stands d’information
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Présenter le programme
Assurer le mot de bienvenue
Donner une conférence sur le risque de chute
Répondre aux questions sur le risque de chute
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la mesure de l’équilibre
3 personnes
Encadrer le test de marche
3 personnes
Effectuer des mesures de tension artérielle
2 personnes
Animer un atelier mouvement
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Présenter la sécurité à la maison
Présenter les outils
2 personnes
Répondre aux questions sur les aides techniques
2 personnes
Servir la tournée de boissons chaudes
2 personnes
Distribuer les coordonnées
Préparer le message de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les matériaux utilisés
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Archiver la liste des participants
Enregistrer les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaises avec accoudoirsqté 60
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tensiomètreqté 2
Chronomètreqté 3
Mètre rubanqté 3

Matériel de sport

Tapis antidérapantsqté 12
Coussins d’équilibreqté 8
Balles d'entraînementqté 10
Élastiquesqté 15
Cônesqté 12
Petites haiesqté 6
Bâtons de marcheqté 8
Marquages pour le test de marcheqté 6
Pince-poignéesqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres d'informationqté 8
Porte-nomsqté 70
Pancartes de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Matériel de soins

Trousse de premiers secours
Gants jetablesqté 2
Bornes de désinfectionqté 3
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6
Tabourets pour la démonstrationqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de confirmer les intervenants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour envoyer les invitations et ouvrir le formulaire d’inscription.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les besoins de transport. Relancez les personnes inscrites quelques jours avant l’événement afin de corriger la liste des participants.
Vérifiez l’accessibilité de la salle avant de finaliser l’aménagement : chaises avec accoudoirs, circulation dégagée, sorties de secours visibles et table d’inscription facile à atteindre.
Testez les présentations avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et l’enceinte au moins la veille. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance pour éviter une installation précipitée.
Préparez séparément le matériel d’exercices et celui du test de marche. Les tapis antidérapants, coussins d’équilibre, bâtons de marche, marquages et chronomètre doivent être disponibles avant l’arrivée de l’animateur sportif.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée de prévention des chutes ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et traiter les besoins de transport ou d’alimentation.
Quand envoyer les invitations pour une journée de prévention des chutes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, dès que la date et le programme sont fixés. Fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la journée.
Quel matériel prévoir pour les exercices de prévention des chutes ?: Prévoyez notamment des tapis antidérapants, coussins d’équilibre, balles d’entraînement, élastiques, cônes, petites haies et bâtons de marche. Ajoutez un chronomètre, un mètre ruban et les marquages nécessaires au test de marche.
Que vérifier dans la salle avant l’événement ?: Contrôlez l’accessibilité, les sorties de secours, l’itinéraire et les informations de stationnement au moins une semaine avant. La veille, testez aussi les présentations, le son, les branchements et l’installation de la table d’inscription.

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