Zo organiseer je een Valpreventiedag

Begin met de datum, een toegankelijke zaal en een programma waarin voorlichting en bewegen elkaar afwisselen. Bevestig daarna de sprekers en beweegdocent, zodat je uitnodiging concrete tijden en onderdelen bevat. Verzamel bij de aanmelding niet alleen namen, maar ook dieetwensen en vervoersbehoeften. Controleer de route, parkeerinformatie en nooduitgangen ruim vooraf. Op de dag zelf draait een goede ontvangst om een duidelijke registratietafel, naamkaartjes, comfortabele stoelen met armleuningen en getest beeld en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Beweegdocent bevestigen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersbehoeften verzamelen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Herinnering versturen
13
Programma afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Routebeschrijving controleren
17
Parkeerinformatie afdrukken
18
Toegankelijkheid controleren
2 personen
19
Nooduitgangen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Presentaties testen
2 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
3 personen
28
Beweegzone inrichten
3 personen
29
Informatiestands inrichten
3 personen
30
Presentaties klaarzetten
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Beamer aansluiten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Toiletvoorzieningen controleren
35
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
36
Teambriefing geven
3 personen

Event

37
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
38
Deelnemers registreren
2 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
40
Programma toelichten
41
Welkomstwoord verzorgen
42
Lezing valrisico geven
43
Vragen over valrisico beantwoorden
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Balansmeting begeleiden
3 personen
47
Looptest begeleiden
3 personen
48
Bloeddrukmetingen uitvoeren
2 personen
49
Beweegworkshop verzorgen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Woonveiligheid toelichten
52
Hulpmiddelen demonstreren
2 personen
53
Vragen over hulpmiddelen beantwoorden
2 personen
54
Warme drankronde serveren
2 personen
55
Contactgegevens uitdelen
56
Afsluitende boodschap verzorgen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Gebruikte materialen verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Deelnemerslijst archiveren
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Geleende hulpmiddelen retourneren
2 personen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelen met armleuningenaantal 60
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bloeddrukmeteraantal 2
Stopwatchaantal 3
Meetlintaantal 3

Sportmateriaal

Antislipmattenaantal 12
Balanskussensaantal 8
Oefenballenaantal 10
Elastiekenaantal 15
Pionnenaantal 12
Lage hordenaantal 6
Wandelstokkenaantal 8
Looptestmarkeringenaantal 6
Handknijpersaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Informatiestandaardsaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70
Tafelbordjesaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Zorgmateriaal

Eerstehulpkoffer
Wegwerphandschoenenaantal 2
Desinfectiezuilenaantal 3
Handdesinfectieflaconsaantal 6
Krukken voor demonstratieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalcontrole niet pas op de ochtend zelf. Controleer vooraf de toegankelijkheid, route, parkeerinformatie en nooduitgangen; let ook op voldoende stoelen met armleuningen en een plek waar deelnemers hun jas kwijt kunnen.
Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de Valpreventiedag af. Werk daarna de deelnemerslijst bij, verzamel de laatste dieetwensen en vervoersbehoeften en stuur een herinnering met programma, route en parkeergegevens.
Test presentaties, laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat een ontbrekende aansluiting het programma niet vertraagt.
Zet beweegonderdelen ruim vóór binnenkomst klaar en maak looproutes vrij. Markeer de looptest, controleer antislipmatten, balanskussens, oefenballen, elastieken, pionnen en lage horden en leg meetlint en stopwatch bij de begeleider.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang in met deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s. Koel dranken op tijd en zet herbruikbare koffiekopjes, glazen, borden, bestek en serveerlepels klaar; juist servies en geprinte informatie worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Valpreventiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum en het programma. Bevestig sprekers en beweegdocent daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de dag verstuurd kunnen worden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Valpreventiedag versturen?: Stuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor aanvang, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, dieetwensen en vervoersbehoeften nog kunt verwerken.
Waar moet ik op letten bij de zaal voor een Valpreventiedag?: Controleer minstens 2 weken vooraf de toegankelijkheid, nooduitgangen, route en parkeermogelijkheden. Zorg voor vrije looproutes, stoelen met armleuningen, voldoende ruimte voor beweegoefeningen en een getest aansluitpunt voor beeld en geluid.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 tot 90 minuten vóór de start. In die tijd zet je de registratie, stoelen en materialen klaar, test je presentaties en microfoon en controleer je de beweegzone en dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.