Checklist voor een goed georganiseerd Valentijnsfeest

Een Valentijnsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen hartjes ophangen en een menu kiezen. Je regelt eerst de locatie, gasten en aanmeldingen, daarna pas de hoeveelheden, tafelschikking en boodschappen. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar koelen, snijden, klaarzetten en de ruimte voorbereiden. Deze checklist bevat 54 taken en 47 spullen, zodat je niets vergeet tussen de eerste uitnodiging en het moment waarop de gasten aan tafel gaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Reservering bevestigen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Tafelschikking maken
Muziek afspeellijst maken
Benodigdheden controleren
2 personen
Decoratie voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelkleden leggen
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Fotoplek begeleiden
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Kapstok

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Wijnglazenaantal 45
Waterglazenaantal 45
Koffiekopjesaantal 45
Serveerbladenaantal 8
Serveerkommenaantal 8
Waterkaraffenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Hartjesslingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Ballonpomp
Vazenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24
Fotowand
Gastenboek
Naamkaarthoudersaantal 45
Tafelnummersaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 3
Flesopenersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10
Ovenwantenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen zodra gasten zich aanmelden en verwerk ze vóór je het menu en de hoeveelheden definitief maakt. Zo hoef je niet op de feestdag nog aparte gerechten te improviseren.
Bevestig de aanmeldingen en de locatie afzonderlijk. Controleer daarbij ook de tafelschikking, tafelnummers en naamkaarthouders, zodat je op de avond zelf niet meer hoeft te puzzelen.
Doe de boodschappen pas nadat het aantal gasten en het menu vaststaan. Plan groenten en fruit snijden, hapjes en desserts op verschillende momenten; niet alles blijft even lang vers.
Zet dranken op tijd koud en controleer vooraf hoeveel glazen, borden, bestek en serveerschalen beschikbaar zijn. Waterkaraffen en koffiekopjes worden bij een diner vaak pas laat gemist.
Bouw de ruimte in een vaste volgorde op: eerst tafels en stoelen, daarna tafelkleden en servies, vervolgens decoratie en apparatuur. Test speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Valentijnsfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je menu, hoeveelheden en tafelschikking op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Valentijnsfeest klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies, decoratie en apparatuur. Plan daarnaast minimaal 1 uur voor het klaarzetten van hapjes, brood, beleg, koffie en thee.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een Valentijnsfeest doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse groenten, fruit, brood en beleg bij voorkeur de dag ervoor. Zet dranken enkele uren voor aanvang koud, zodat ze goed gekoeld zijn.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig per gast?: Voor een diner heb je per gast minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 vork, 1 mes en 1 lepel nodig. Reken daarnaast op 1 waterglas en 1 wijnglas per persoon, plus ongeveer 10 procent extra voor breuk of omwisselen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.