Checklist pour organiser une Fête de la Saint-Valentin

Une Fête de la Saint-Valentin réussie se prépare dans le bon ordre : d’abord le lieu et les invités, puis le repas, la décoration et le matériel. Cette checklist regroupe 54 tâches et 47 éléments à prévoir, des inscriptions jusqu’à l’installation des tables. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les rallonges ou les boissons à mettre au frais. Gardez-la sous la main pour répartir la préparation sur plusieurs jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Confirmer la réservation
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Établir le plan de table
Créer la playlist musicale
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Couper les fruits et légumes
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ventiler le lieu
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer l’espace photo
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Porte-manteau

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Verres à vinqté 45
Verres à eauqté 45
Tasses à caféqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Saladiers de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes en forme de cœurqté 6
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Vasesqté 8
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Livre d’or
Porte-nomsqté 45
Numéros de tableqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 3
Décapsuleursqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Boîtes de conservationqté 10
Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Serpillière et seau
Chiffons de nettoyageqté 10
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Prévoyez les quantités du menu après la clôture des inscriptions. Pour un apéritif suivi d’un repas, comptez environ 6 à 8 bouchées par personne et gardez une marge de 10 % pour les imprévus.
Préparez le plan de table et les porte-noms au plus tard la veille. Les tables, chaises, nappes, vaisselle et numéros de table sont plus faciles à installer quand leur emplacement est déjà défini.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les glacières, carafes d’eau, verres à vin et verres à eau : ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au moment du service.
Testez les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’installation de la décoration. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez une playlist d’au moins 3 heures pour éviter les interruptions pendant le repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête de la Saint-Valentin ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, établissez la liste des invités et envoyez les invitations, puis gardez la dernière semaine pour les confirmations et les achats.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse 7 jours avant. Cela laisse le temps d’ajuster le menu, les quantités et le plan de table.
Que préparer la veille d’une Fête de la Saint-Valentin ?: La veille, finalisez les courses, préparez les desserts, les en-cas et les garnitures, puis mettez les boissons au frais. Préparez aussi la décoration, les porte-noms et la playlist afin de garder le jour même pour l’installation et les finitions.
Combien de vaisselle prévoir par invité ?: Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, une fourchette, un couteau, une cuillère, un verre à vin et un verre à eau par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve, surtout si le service se fait en plusieurs temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.