Boodschappenlijst voor een vakcongres

Voor een vakcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. De registratiebalie, sprekersruimte, presentaties, catering en bewegwijzering vragen elk om eigen materialen. Stem aantallen af op het deelnemersaantal en tel techniek per zaal, niet alleen voor het hoofdprogramma. Plan uiterlijk één week vooraf een controle van kabels, adapters, badges en dieetopties; die onderdelen worden vaak pas op de congresdag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 16
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Statafelsaantal 12
Kleedkamervoorziening
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Deelnemersmappenaantal 110
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 120
Programmaflyersaantal 120
Naamkaartjes tafelsaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaaksponzenaantal 10
Vuilniszakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kg
- Cafeïnevrije koffie - 1 kg
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 3 kg
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenschijfjes - 3 kg
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 60 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kg
- Koffiemelkcupjes - 300 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren servetten - 600 stuks
- Hummus - 3 kg
- Roomkaas - 2 kg
- Jonge kaas - 3 kg
- Belegen kaas - 2 kg
- Achterham - 2 kg
- Kipfilet beleg - 2 kg
- Gerookte zalm - 1,5 kg
- Hummusgroenten - 4 kg
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 120 stuks
- Meergranen broodjes - 80 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Roomboter - 1 kg
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Kruidenboter - 1 kg
- Cherrytomaten - 4 kg
- Komkommers - 12 stuks
- Paprika's - 20 stuks
- Gemengde sla - 6 kg
- Wortels - 4 kg
- Druiven - 6 kg
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Citroenen - 20 stuks
- Yoghurt - 8 kg
- Muesli - 3 kg
- Honing - 2 potten
- Notenmix - 2 kg
- Allergievrije notenmix - 1 kg
- Groentesoep - 12 liter
- Tomatensoep - 10 liter
- Groentebouillon - 2 kg
- Broodcroutons - 2 kg
- Pasta - 12 kg
- Basmatirijst - 8 kg
- Tomatensaus - 12 liter
- Pesto - 3 kg
- Groentemix - 15 kg
- Gegrilde kip - 12 kg
- Vegetarische balletjes - 8 kg
- Veganistische balletjes - 4 kg
- Parmezaanse kaas - 2 kg
- Rucola - 2 kg
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kg
- Zwarte peper - 250 g
- Italiaanse kruiden - 250 g
- Knoflook - 1 kg
- Chilivlokken - 250 g
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Yoghurtdressing - 4 liter
- Appeltaart - 6 taarten
- Veganistische muffins - 40 stuks
- Glutenvrije muffins - 20 stuks
- Chocolademousse - 8 kg
- Slagroom - 4 liter
- Koffiekoeken - 120 stuks
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Olijven - 4 kg
- Gemengde borrelnoten - 4 kg
- Toastjes - 12 pakken
- Kaasdip - 3 kg
- Afvalzakken - 80 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Handzeep - 8 flacons
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Schoonmaakdoekjes - 6 pakken
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen

Tips

Reken voor de registratie op één tafel per 75 tot 100 deelnemers en leg badges, programma’s en deelnemersmappen vooraf op alfabetische volgorde klaar. Neem ook een extra stapel lege badges mee voor last-minute aanmeldingen.
Voor elke presentatieruimte heb je minimaal één presentatielaptop, projector, projectiescherm, klikker en HDMI-adapter nodig. Leg per zaal minstens één reserve-HDMI-kabel en één verlengsnoer klaar.
Plan per spreker één draadloze microfoon bij een plenair programma en voeg microfoonstandaards toe als er panelgesprekken of vaste spreekplekken zijn. Test alle microfoons en het mengpaneel uiterlijk de dag vóór het congres.
Bestel servies op basis van het programma: tel minimaal één koffiekopje, waterglas en bestekset per deelnemer per gebruiksmoment. Voor een congres met meerdere pauzes zijn extra koffiekopjes en waterglazen nodig als afwas tussendoor niet kan.
Zet bewegwijzering bij de entree, registratiebalie, congreszalen, garderobe en sanitaire ruimtes. Neem minimaal twee extra afvalbakken en enkele powerbanks mee; die worden vaak vergeten terwijl deelnemers en techniek de hele dag stroom nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakcongres?: Neem voor de plenaire zaal het aantal bevestigde deelnemers plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 200 deelnemers zet je dus ongeveer 210 tot 220 stoelen klaar; controleer daarnaast de zaalcapaciteit en de gewenste opstelling.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een vakcongres?: Voor een presentatie volstaat meestal één draadloze microfoon per spreker die tegelijk aan het woord is. Voor een panel met vier deelnemers reken je vier microfoons, plus één reserve als het programma geen onderbreking toelaat.
Wanneer moet ik de techniek voor een vakcongres regelen?: Leg projectoren, schermen, microfoons, mengpaneel en aansluitkabels uiterlijk twee weken vooraf vast. Test de volledige opstelling minstens één dag vóór het congres, inclusief presentatielaptop, HDMI-adapters en klikker.
Hoeveel badges en deelnemersmappen moet ik maken?: Maak voor elke bevestigde deelnemer één badge en één map, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 150 deelnemers zijn dat 158 tot 165 exemplaren; houd daarnaast lege badges klaar voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.