Que faut-il prévoir pour un congrès professionnel ?

Un congrès professionnel demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut équiper l’accueil, les espaces de conférence, les pauses et le vestiaire, tout en prévoyant les câbles, adaptateurs et batteries qui manquent souvent le jour J. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les équipements pratiques à acheter ou à apporter. Ajustez les quantités au nombre de participants, d’intervenants et de salles utilisées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 16
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tables hautesqté 12
Fournitures pour vestiaires
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clic-clacqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Dossiers des participantsqté 110
Blocs-notesqté 110
Stylos à billeqté 120
Flyers du programmeqté 120
Cartes nominatives des tablesqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Éponges de nettoyageqté 10
Porte-sacs-poubelleqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kg
- Café décaféiné - 1 kg
- Thé noir - 200 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 3 kg
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Rondelles de citron - 3 kg
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kg
- Dosettes de crème pour café - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Houmous - 3 kg
- Fromage frais - 2 kg
- Fromage jeune - 3 kg
- Fromage affiné - 2 kg
- Jambon arrière - 2 kg
- Blanc de poulet en tranches - 2 kg
- Saumon fumé - 1,5 kg
- Légumes pour houmous - 4 kg
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains aux céréales - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 1 kg
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Beurre aux herbes - 1 kg
- Tomates cerises - 4 kg
- Concombres - 12 pièces
- Poivrons - 20 pièces
- Salade composée - 6 kg
- Carottes - 4 kg
- Raisins - 6 kg
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Citron - 20 pièces
- Yaourt - 8 kg
- Muesli - 3 kg
- Miel - 2 pots
- Mélange de noix - 2 kg
- Mélange de noix sans allergènes - 1 kg
- Soupe de légumes - 12 liter
- Soupe de tomates - 10 liter
- Bouillon de légumes - 2 kg
- Croûtons de pain - 2 kg
- Pâtes - 12 kg
- Riz basmati - 8 kg
- Sauce tomate - 12 litres
- Pesto - 3 kg
- Mélange de légumes - 15 kg
- Poulet grillé - 12 kg
- Boulettes végétariennes - 8 kg
- Boulettes végétaliennes - 4 kg
- Parmesan - 2 kg
- Roquette - 2 kg
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kg
- Poivre noir - 250 g
- Herbes italiennes - 250 g
- Ail - 1 kg
- Flocons de piment - 250 g
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Muffins vegan - 40 pièces
- Muffins sans gluten - 20 pièces
- Mousse au chocolat - 8 kg
- Crème fouettée - 4 litres
- Viennoiseries au café - 120 pièces
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Olives - 4 kg
- Mélange de noix apéritives - 4 kg
- Toast - 12 paquets
- Dip au fromage - 3 kg
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Lingettes nettoyantes - 6 paquets
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux

Conseils

Prévoyez une table d’inscription pour environ 50 à 75 participants, avec une seconde table dès que l’accueil dépasse 100 personnes. Gardez les badges, programmes et listes de participants à portée de main.
Comptez un verre à eau par participant et ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour une journée complète, prévoyez aussi deux à trois tasses par personne si plusieurs pauses-café sont organisées.
Préparez au moins un ordinateur de présentation par salle équipée, plus un ordinateur de secours pour l’ensemble du congrès. Ajoutez deux adaptateurs HDMI et plusieurs câbles de longueur différente par salle.
Pour les microphones sans fil, prévoyez au minimum un micro pour l’intervenant et un autre pour les questions du public. Testez-les avant l’ouverture et gardez les batteries externes ou piles de rechange au comptoir technique.
Installez la signalétique avant l’arrivée des participants et prévoyez une poubelle près de chaque zone de restauration. Pour un vestiaire sans surveillance permanente, comptez un portant pour environ 40 à 50 manteaux et suffisamment de fournitures pour identifier les effets.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 100 verres à eau, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %, soit 110 à 115 verres. Si du vin est servi, comptez aussi au moins un verre à vin par personne et prévoyez le lavage ou le remplacement entre les services.
Combien de vidéoprojecteurs faut-il pour un congrès professionnel ?: Comptez un projecteur et un écran par salle où une présentation est diffusée. Ajoutez un projecteur de secours si plusieurs salles fonctionnent en parallèle ou si le programme ne permet pas de déplacer rapidement le matériel.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Pour 50 à 75 participants, une table d’inscription suffit généralement, avec les badges, les programmes et la liste actualisée des inscrits. Au-delà de 100 personnes, prévoyez deux tables et au moins deux personnes à l’accueil pendant les 30 à 45 premières minutes.
Quand préparer le matériel technique d’un congrès ?: Rassemblez les ordinateurs, câbles, adaptateurs, microphones et rallonges au moins 24 heures avant le congrès. Faites ensuite un test complet dans chaque salle avant l’arrivée du premier participant, idéalement le matin même ou la veille.

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