Checklist voor een vakbond open dag organiseren

Een vakbond open dag vraagt om meer dan een programma en een paar informatiestands. Leg eerst datum, ruimte en programma vast en werk daarna naar aanmeldingen, vrijwilligers, catering en techniek toe. Controleer vooraf ook vergunningen, de route naar de locatie en de beschikbare stroompunten. Met deze checklist houd je registratie, presentaties, bewegwijzering en de praktische opbouw op één lijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimte reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Sprekers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Infostands toewijzen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Promotiemateriaal drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Route naar locatie controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen transporteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes nalopen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Infostands inrichten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Infostands bemannen
8 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon bedienen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 14

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 14
Rolbannersaantal 4
Posterpresentatierekkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenbakjesaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de registratie direct bij de ingang en zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor opening klaar. Leg naambadges, het aanmeldoverzicht en eventuele dieetinformatie daar samen neer.
Bevestig sprekers uiterlijk één week vooraf en verzamel hun presentaties vóór de technische test. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons met precies dezelfde aansluitingen als op de dag zelf.
Maak per vrijwilliger een tijdsblok van minimaal 2 uur en wijs iemand aan voor registratie, infostands, catering en techniek. Zo blijft er bij een uitloop of pauze altijd vervanging beschikbaar.
Bestel catering pas nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen, kopjes en servies op een aparte buffettafel, zodat de registratie niet vastloopt.
Doe de laatste locatiecontrole de dag ervoor: bewegwijzering, route, stroom, stoelen, tafels, verlengsnoeren en transport van materialen. Koel dranken tijdig en controleer of koelboxen en oplaadstations op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vakbond open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, ruimte en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn; plan de definitieve aantallen voor catering uiterlijk 7 dagen voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vakbond open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor techniek en 1 per informatiezone of infostand. Bij meer dan 50 bezoekers plan je daarnaast minstens 2 extra mensen voor ontvangst, catering en korte vervanging.
Wanneer moet ik de techniek voor een vakbond open dag testen?: Test de laptop, beamer, het projectiescherm, speakers en de draadloze microfoons uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van 30 minuten met de definitieve presentaties.
Wanneer moet ik de catering voor een vakbond open dag bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer 2 dagen voor de open dag het aantal gasten, de levering en de beschikbare koffie-, glas- en serveermaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.