Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del sindicato
Una jornada de puertas abiertas del sindicato necesita coordinación entre programa, inscripciones, puestos informativos y logística. Empieza por fijar la fecha, reservar el espacio y comprobar los permisos antes de enviar invitaciones. Después, asigna responsables para acreditaciones, stands, ponencias y soporte técnico. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del evento con todo probado, transportado y preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el espacio
Comprobar permisos
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Confirmar ponentes
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar los stands de información
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Imprimir material promocional
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la ruta al lugar
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Transportar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Atender los puestos de información
8 personas
Guiar visitas
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Manejar el micrófono
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Entregar las llaves del lugar
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas informativascant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 2
- Mantelescant. 14
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 14
- Banners enrollablescant. 4
- Expositores para pósterescant. 4
- Portanombrescant. 120
- Portalápicescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 4
- Farolescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 8
- Tijerascant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el espacio antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 6 semanas para permisos, invitaciones y confirmación de ponentes.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega el recuento definitivo al catering entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar aperitivos, bebidas y opciones especiales.
- Asigna por escrito los turnos de voluntariado y los stands informativos con una semana de antelación. Prepara también las acreditaciones y la señalización para que el registro no se bloquee al llegar los asistentes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables, regletas y presentaciones. Lleva una copia de las presentaciones y deja libres al menos 30 minutos antes de la apertura.
- Calcula la logística de montaje con una lista separada para mobiliario, vajilla y bebidas. Enfría las bebidas la víspera, prepara los termos y aperitivos el mismo día y comprueba la ruta de transporte antes de cargar los materiales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del sindicato?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el espacio, comprobar permisos, confirmar ponentes, abrir las inscripciones y resolver las necesidades técnicas sin hacerlo todo en la última semana.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha de cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Usa ese recuento para confirmar el catering, las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la distribución de sillas.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación de 30 minutos el mismo día. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, los cables y las regletas con las presentaciones reales.
- ¿Qué se prepara el día anterior en una jornada sindical?
- Deja listas las acreditaciones, la señalización, el material promocional y la distribución de los stands. Enfría las bebidas, confirma el transporte y agrupa mesas, sillas, manteles, vajilla y equipos para que el montaje de la mañana sea más rápido.
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