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Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du syndicat

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs : inscription, accueil, stands d’information et présentations. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez vers les autorisations, les intervenants et la logistique. Prévoyez aussi le matériel technique, les badges, la signalisation et les boissons avant le jour J. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, sans découvrir au dernier moment qu’un élément essentiel manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver la salle

  • Vérifier les autorisations

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Publier le programme

  • Confirmer les intervenants

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Attribuer les stands d’information

    2 personnes

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Imprimer le matériel promotionnel

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer la signalisation

    2 personnes

  • Rassembler les présentations

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier l'itinéraire vers le lieu

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Transporter le matériel

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Faire le tour des espaces

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager les stands d'information

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager l’espace de scène

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Vérifier les installations sanitaires

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

    3 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Tenir les stands d'information

    8 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    2 personnes

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Gérer le micro

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir le buffet en ordre

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Encadrer les séances photo

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    4 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d’informationqté 8
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d'inscription
  • Chaisesqté 100
  • Tabourets de barqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tables pliantesqté 2
  • Nappesqté 14

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Pied de microphone
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Stations de rechargeqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 150
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 6
  • Thermosqté 4
  • Cuillères à glaceqté 2

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Arches de ballonsqté 2
  • Compositions floralesqté 6
  • Pancartes de tableqté 14
  • Bannières enroulablesqté 4
  • Présentoirs pour affichesqté 4
  • Supports de badges nominatifsqté 120
  • Pots à stylosqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Projecteurs LEDqté 4
  • Lanternesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Louchesqté 8
  • Ciseauxqté 4
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12
  • Pains de glaceqté 20

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Balais à mainqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance et confirmez chaque intervenant par écrit. Gardez une version finale avec les horaires, les salles et le contenu de chaque présentation.
  • Ouvrez les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas encore répondu 7 jours avant l’événement.
  • Attribuez chaque stand et chaque créneau à un bénévole au moins 10 jours avant la journée portes ouvertes. Prévoyez deux personnes à l’accueil pendant la première heure, lorsque les arrivées sont généralement les plus nombreuses.
  • Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones 24 à 48 heures avant l’ouverture. Emportez au moins deux rallonges et deux multiprises, puis vérifiez que les stations de recharge sont accessibles.
  • Achetez les boissons et les en-cas 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Comptez environ 2 à 3 boissons par visiteur pour les deux premières heures et installez les tables de buffet avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes du syndicat ?
Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire, l’adresse et le formulaire d’inscription. Faites une relance 7 jours avant la date prévue.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole par stand occupé, 2 personnes à l’inscription et 1 personne pour la coordination technique. Pour un événement de 4 heures, organisez des relais toutes les 2 heures afin que chacun puisse faire une pause.
Quand tester le matériel de présentation ?
Effectuez un premier test 48 heures avant, puis un contrôle rapide 30 minutes avant l’ouverture. Vérifiez les connexions, le son, les microphones, les rallonges et la compatibilité des présentations avec l’ordinateur prévu.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez une marge d’environ 10 % et mettez les boissons au frais la veille.

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