Checklist voor een goed georganiseerde usergroepbijeenkomst

Een usergroepbijeenkomst vraagt om meer dan een locatie en een programma. Je moet aanmeldingen en dieetwensen op tijd verwerken, sprekers en presentaties vastzetten en de techniek testen voordat deelnemers binnenkomen. Op de dag zelf bepalen een duidelijke registratiebalie, naamkaartjes en een strak tijdschema hoe soepel de bijeenkomst verloopt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en voorkom dat catering, kabels of presentaties pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden bevestigen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
Reservering locatie bevestigen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzes begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste aankondigingen doen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Vloer en tafels schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Servies afwassen
2 personen
Locatie nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Statafelsaantal 4

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Lanyardsaantal 50
Pennenaantal 25
A4-bordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef de catering uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst het definitieve aantal deelnemers door. Zo kun je gekoelde catering bij aankomst direct opslaan en hoef je niet ter plekke te improviseren.
Bevestig programma, tijden, sprekers en onderwerpen minstens één week vooraf. Vraag de presentaties ook vooraf op, zodat je ze op de laptop kunt klaarzetten en niet afhankelijk bent van losse USB-sticks.
Test de techniek vóór de bijeenkomst met dezelfde laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en speaker die je op de dag gebruikt. Controleer vooral het geluid, de beeldverhouding en of verlengsnoeren en stekkerdozen de registratiebalie niet blokkeren.
Richt de registratiebalie in vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes, lanyards en pennen klaar en zet A4-borden op zichtbare plekken, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken.
Plan het klaarzetten van koffie, thee, water en hapjes vóór de ontvangst. Gebruik thermoskannen en schenkkan voor een vlotte start en wijs iemand aan die tijdens het programma dranken bijvult en gebruikte glazen en borden verzamelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een usergroepbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Bevestig sprekers en onderwerpen uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst en rond de deelnemerslijst enkele dagen vooraf af.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een usergroepbijeenkomst versturen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef deelnemers minimaal 1 week om te reageren en vraag direct naar dieetwensen, zodat je de catering op tijd kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de ontvangst voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes, opstellen van tafels en stoelen, aansluiten van techniek en klaarmaken van koffie en hapjes.
Wanneer moet ik de presentaties verzamelen en testen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en test ze daarna op de gebruikte laptop en beamer. Zet op de dag zelf minstens 30 minuten vóór de start de bestanden opnieuw klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.