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Checkliste für ein gelungenes Usergruppen-Treffen

Bei einem Usergruppen-Treffen müssen Inhalte, Technik und Teilnehmerbetreuung ineinandergreifen. Plane zuerst Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du Programm, Referenten und Location endgültig bestätigst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste und Techniktest. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau für Registrierung, Kaffee, Snacks und Vorträge – inklusive Zeitpuffer für vergessene Kabel oder verspätete Referenten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten bestätigen

  • Redner und Themen bestätigen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Pausen betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Letzte Ankündigungen machen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    4 Personen

  • Boden und Tische reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location abgehen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 8
  • LanyardsAnz. 50
  • StifteAnz. 25
  • A4-SchilderAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 8
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab: Erfasse Namen und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Treffen, damit Catering und Namensschilder stimmen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam mindestens 60 Minuten vor Beginn. Öffne Präsentationen einmal auf dem tatsächlich verwendeten Laptop.
  • Plane für die Registrierung 15 bis 30 Minuten vor dem offiziellen Start ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder, Lanyards, Stifte und ein gut sichtbares A4-Schild am Registrierungstisch bereit.
  • Bereite Kaffee und Tee etwa 20 bis 30 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Gäste vor. Stelle Tassen, Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen zusammen und lagere gekühltes Catering bis kurz vor dem Servieren in Kühlboxen.
  • Bestimme für Begrüßung, Präsentationen und Nachfüllen jeweils eine verantwortliche Person. So bleibt der Empfang besetzt, während jemand Technik betreut oder Getränke und Snacks nachlegt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Usergruppen-Treffen einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin, damit Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Sitzordnung planbar sind.
Wann sollte die Technik für ein Usergruppen-Treffen getestet werden?
Teste die gesamte Technik am Vortag und wiederhole den Funktionstest mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe besonders HDMI-Verbindung, Ton, Mikrofon und jede Präsentation auf dem Veranstaltungs-Laptop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Usergruppen-Treffen?
Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Darin sollten Raumkontrolle, Tische und Stühle, Registrierungstheke, Technik, Kaffee, Snacks und Beschilderung enthalten sein.
Wann sollte man Namensschilder und Teilnehmerliste vorbereiten?
Drucke die Teilnehmerliste und bereite Namensschilder 1 bis 2 Tage vor dem Treffen vor. Ergänze kurzfristige Anmeldungen am Veranstaltungstag, aber halte dafür leere Schilder und Stifte am Empfang bereit.

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