Checklist pour organiser une rencontre de la communauté des utilisateurs

Une rencontre d’utilisateurs réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouillez le programme, les intervenants et la réservation du lieu. La semaine précédente, rassemblez les présentations et testez toute la technique. Le jour J, prévoyez du temps pour installer l’accueil, les badges, le café, les en-cas et les boissons avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme et les horaires
Confirmer les intervenants et les sujets
Confirmer la réservation du lieu
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Encadrer les pauses
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Animer le cocktail networking
3 personnes
Faire les dernières annonces

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Stocker la restauration restante
Faire la vaisselle
2 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Bacs à glaçonsqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Lanyardsqté 50
Stylosqté 25
Panneaux A4qté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux participants afin de s’inscrire et de signaler leurs besoins alimentaires. Fermez ensuite la liste à une date précise pour ajuster les quantités de café, d’en-cas et de vaisselle.
Confirmez le programme, les horaires, les sujets et les intervenants au plus tard 7 jours avant la rencontre. Demandez les présentations dans le même délai et conservez une copie locale sur l’ordinateur utilisé sur place.
Testez la veille le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises, l’enceinte et le microphone. Prévoyez 30 minutes le matin pour rebrancher la technique et vérifier le son avant l’accueil.
Stockez le catering au frais dès sa réception et préparez le café, le thé et les en-cas avant l’ouverture des portes. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis réapprovisionnez pendant les pauses.
Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue. Installez la table d’inscription, les badges, les stylos, les panneaux A4 et la liste imprimée des participants, puis vérifiez les tables, les chaises et les espaces de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la rencontre. Gardez ensuite au moins 5 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer le nombre final de participants.
Quand faut-il confirmer les intervenants et le programme ?: Confirmez les intervenants, leurs sujets et les horaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Demandez les présentations à la même échéance afin de pouvoir les rassembler et les tester.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au minimum 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau couvre l’ouverture du lieu, l’installation des tables et des chaises, le comptoir d’inscription, la technique, le café et les en-cas.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une rencontre d’utilisateurs ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre de pauses. Gardez les boissons au frais et prévoyez un réapprovisionnement pendant l’événement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.