Checklist universiteit open dag organiseren

Een universiteit open dag vraagt om meer dan een programma en een paar lokalen. Je regelt tegelijk inschrijvingen, rondleidingen, workshops, techniek, bewegwijzering en ontvangst op meerdere plekken op de campus. Begin met ruimtes, route en programma, en werk daarna toe naar presentatoren, studentambassadeurs en bezoekersinformatie. Deze checklist bevat 71 taken en 67 spullen, zodat je ook minder zichtbare zaken zoals kabelgoten, dieetwensen, vluchtroutes en aanwezigheidslijsten op tijd afvinkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Ruimtes reserveren
Rondleidingen plannen
2 personen
Workshops inplannen
2 personen
Presentatoren informeren
Studentambassadeurs inroosteren
2 personen
Route door campus vastleggen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Parkeerinformatie controleren
Vluchtroutes controleren
2 personen
Plattegronden ontwerpen
Programmaoverzicht maken
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
3 personen
Informatiemappen samenstellen
4 personen
Aanwezigheidslijsten printen
Workshoppakketten samenstellen
4 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Koelers vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
5 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Infostands inrichten
8 personen
Workshopruimtes inrichten
6 personen
Projectoren aansluiten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Materialen per stand klaarzetten
6 personen
Sanitaire voorzieningen aanvullen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Ambassadeurs instrueren
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
6 personen
Bezoekers registreren
5 personen
Programma uitdelen
3 personen
Vragen bij infobalie beantwoorden
4 personen
Rondleidingen begeleiden
8 personen
Workshops begeleiden
10 personen
Presentaties begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet schoon en gevuld houden
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Informatiemateriaal verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen overdragen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 320
Statafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Tabletsaantal 6
Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Draagbare speakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
Laptopladersaantal 8
USB-sticksaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Glazenaantal 250
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Koffiekopjesaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 12
Serveertangenaantal 16
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor allergenenaantal 100

Decoratie

Universiteitsvlaggenaantal 12
Decoratieve bannersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 24
Posterstandaardsaantal 20
Pijlbordenaantal 35
Infobordenaantal 20
Badgehoudersaantal 80
Lanyardsaantal 80

Verlichting

LED-tafellampenaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Recyclingbakkenaantal 8
Moppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Gaffertapeaantal 12

Papierwaren

Printpapieraantal 10
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 400
Notitieblokkenaantal 100
Kleurstiftenaantal 12
Scharenaantal 8
Lijmstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de campusroute uiterlijk twee weken vooraf vast en loop die met iemand die de locatie niet kent. Zo ontdek je ontbrekende pijlen, onduidelijke kruisingen en afstanden tussen rondleidingen voordat bezoekers komen.
Plan workshops en rondleidingen met minimaal 15 minuten wisseltijd tussen onderdelen. Dat geeft ruimte voor uitloop, het verplaatsen van groepen en het opnieuw testen van een laptop, projector of microfoon.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk vijf werkdagen voor de open dag door aan de catering. Zet allergeneninformatie zichtbaar bij de koffie, lunch en andere uitgiftepunten.
Test iedere presentatie minstens één werkdag vooraf op de laptop, projector en het projectiescherm die op locatie worden gebruikt. Leg HDMI-kabels, laptopladers, stekkerdozen en verlenghaspels per ruimte klaar in een opbergkrat.
Maak aparte aankomstsets voor bezoekers en medewerkers: plattegronden, programmaoverzichten, naambadges en aanwezigheidslijsten. Print minstens 10 procent extra exemplaren en reserveer een bemande informatieplek voor vragen over parkeren en toegankelijkheid.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een universiteit open dag organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met ruimtes, programmaonderdelen en het aanmeldformulier. Plan de technische test en controle van bewegwijzering uiterlijk één werkdag voor de open dag.
Hoeveel studentambassadeurs heb je nodig voor een universiteit open dag?: Reken per gelijktijdige route, workshop of ontvangstpunt op minimaal twee studentambassadeurs: één voor begeleiding en één voor vragen of uitloop. Plan daarnaast ten minste één reserve per shift.
Wanneer moet je catering voor een universiteit open dag bestellen?: Bestel de catering minimaal tien werkdagen vooraf en bevestig het aantal bezoekers en de dieetwensen vijf werkdagen vooraf. Houd op de dag zelf rekening met extra bekers, koffie en water voor ongeveer 10 procent meer bezoekers.
Hoeveel tijd moet er tussen rondleidingen zitten?: Houd minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen op dezelfde route. Bij grote groepen of meerdere gebouwen is 20 tot 30 minuten praktischer, zodat de vorige groep kan uitlopen zonder de volgende te blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.