Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à l’université

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des équipes briefées et des informations prêtes à temps. Commencez par les inscriptions et la réservation des espaces, puis construisez le programme autour des visites guidées, des ateliers et des ambassadeurs étudiants. Les détails souvent oubliés sont l’accessibilité, le stationnement, les issues de secours et les tests techniques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des espaces
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Informer les animateurs
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
Consigner l’itinéraire sur le campus
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les informations de stationnement
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Concevoir les plans
Créer un aperçu du programme
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
Composer les dossiers d'information
4 personnes
Imprimer les listes de présence
Composer les kits d'atelier
4 personnes
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Aménager les stands d'information
8 personnes
Aménager les espaces d'atelier
6 personnes
Brancher les projecteurs
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer la signalétique
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le matériel par stand
6 personnes
Réapprovisionner les sanitaires
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Briefer les ambassadeurs
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
6 personnes
Enregistrer les visiteurs
5 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Répondre aux questions au point d’information
4 personnes
Accompagner les visites guidées
8 personnes
Encadrer les ateliers
10 personnes
Animer les présentations
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler le matériel d’information
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la signalétique
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer les espaces
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 320
Tables hautesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 24
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Tablettesqté 6
Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Enceintes portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Câbles HDMIqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verresqté 250
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Tasses à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 12
Pinces de serviceqté 16
Thermosqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour allergènesqté 100

Décoration

Drapeaux de l’universitéqté 12
Bannières décorativesqté 10
Décorations de tableqté 24
Présentoirs pour affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 35
Panneaux d’informationqté 20
Porte-badgesqté 80
Lanyardsqté 80

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 18
Bacs de recyclageqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Gafferqté 12

Papeterie

Papier d’impressionqté 10
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 400
Blocs-notesqté 100
Feutres de couleurqté 12
Ciseauxqté 8
Bâtons de colleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment défini. Traitez les réponses chaque semaine et regroupez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement.
Prévoyez un itinéraire campus lisible pour chaque visite. Faites vérifier l’accessibilité, les ascenseurs, les toilettes et les alternatives en cas de zone inaccessible au moins 7 jours avant.
Briefiez les animateurs et les ambassadeurs étudiants avec les horaires, les points de rendez-vous et les consignes d’orientation. Une réunion de 30 minutes la veille évite les absences et les doublons.
Testez chaque présentation avec le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les câbles HDMI et les microphones au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les chargeurs et les rallonges au même point de secours.
Préparez les badges, dossiers d’information, listes de présence et plans par zone, plutôt que dans une seule pile. Comptez une copie par inscrit et prévoyez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes à l’université ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les espaces, fixez les visites et les ateliers, puis lancez les invitations dès que les horaires principaux sont confirmés.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant l’événement. Faites un premier traitement après 7 jours, puis relancez les inscrits 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes avec les horaires et les informations de stationnement.
Comment organiser les visites guidées du campus ?: Prévoyez des groupes de 15 à 25 personnes par guide et ajoutez 10 minutes de marge entre deux départs. Indiquez un point de rendez-vous unique, un itinéraire écrit et une solution de remplacement en cas de problème d’accès.
Quand préparer le matériel et le catering ?: Finalisez les quantités de catering au moins 10 jours avant et rassemblez le matériel 2 jours avant. Le jour même, vérifiez les présentations, remplissez les glacières et installez la signalétique au moins 2 heures avant l’ouverture.

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