Ultramarathon organiseren: checklist van route tot finish

Een ultramarathon organiseren vraagt meer dan een lange route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, medische dekking, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en bevoorradingsposten. Begin met afstand, route en start- en finishlocatie; daarna volgen inschrijving en deelnemersinformatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar route-inspectie, materiaal, weersverwachting en de indeling van de wedstrijddag. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van startnummers en portofoons tot water, koelboxen en markering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
EHBO en medische dekking regelen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Website en routekaart publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Bevoorradingsposten inpakken
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Materiaal naar posten brengen
4 personen
Startlocatie voorbereiden
6 personen
Finishlocatie voorbereiden
5 personen
Bevoorradingsposten opbouwen
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Timingapparatuur testen
2 personen
Noodnummers uitdelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Kleding en bagage innemen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Deelnemers langs de route volgen
4 personen
Bevoorrading klaarzetten
8 personen
Water en sportdrank serveren
8 personen
Eten bij de posten aanvullen
6 personen
Dranken bijvullen
5 personen
Deelnemers afvinken bij posten
6 personen
EHBO verlenen
3 personen
Routeverlichting controleren
2 personen
Zaklampen uitdelen
2 personen
Binnenkomende deelnemers registreren
3 personen
Finishers medailles geven
3 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Bagage aan finish teruggeven
3 personen
Uitvallers registreren
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Finishgebied vrijmaken
4 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Bevoorradingsposten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Materiaal verzamelen
4 personen
Afval langs de route opruimen
6 personen
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
Start- en finishlocatie schoonmaken
5 personen
Beschadigd materiaal apart zetten
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Verloren voorwerpen verwerken
2 personen
Voorraad tellen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inklaptafelsaantal 16
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 6
Bagagerekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Kommetjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 16
Tangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Waterkannenaantal 24
Thermoskannenaantal 6
Handscannersaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafoonsaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Laptop
Printer

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishermedaillesaantal 180
Markeerpijlenaantal 250
Routelintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Hoofdlampenaantal 30
Reflectievestenaantal 30
GPS-trackersaantal 20
Bagagelabelsaantal 200
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Routekaartenaantal 220
Afstandsbordenaantal 20
Tijdregistratiemattenaantal 2
Touwaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 6
AEDaantal 2
Brancard
Dekensaantal 12
IJscompressenaantal 30

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand, startpunt en finishpunt vroeg vast. Controleer daarna of vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen voor het volledige parcours geregeld kunnen worden.
Plan EHBO en medische dekking vóór je de inschrijving opent. Noteer per bevoorradingspost wie verantwoordelijk is en zorg dat vrijwilligers weten hoe ze via portofoon of telefoon hulp inschakelen.
Verstuur deelnemersinformatie niet pas in de laatste week. Stuur routekaart, starttijd, bevoorradingspunten, bagage-instructies en veiligheidsinformatie enkele weken vooraf en controleer de deelnemerslijst daarna opnieuw.
Inspecteer de route opnieuw kort voor de race. Controleer markeerpijlen, routelint, verkeerskegels en dranghekken; neem extra markering mee voor kruisingen, donkere stukken en plekken waar lint kan verdwijnen.
Pak bevoorradingsposten per locatie in plaats van alles op één hoop. Vul koelboxen en waterkannen, label thermoskannen en dozen, en controleer vóór vertrek of iedere post voldoende bekers, kommen en opscheplepels heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ultramarathon organiseren?: Begin minimaal 6 tot 12 maanden vooraf met route, vergunningen, verzekering en start- en finishlocatie. Open de inschrijving pas wanneer de belangrijkste veiligheids- en logistieke afspraken staan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een ultramarathon?: Maak per bevoorradingspost, kruising, start en finish een aparte bezetting en plan per plek minimaal twee mensen. Voeg daarnaast een coördinator en reserveploeg toe, zodat uitval op de wedstrijddag geen gat veroorzaakt.
Wanneer moet ik de route van een ultramarathon opnieuw controleren?: Doe een laatste inspectie in de week voor de race en opnieuw op de wedstrijddag vóór de eerste start. Controleer dan vooral tijdelijke wegwerkzaamheden, markeringen, kruisingen en de bereikbaarheid van de bevoorradingsposten.
Wat moet ik klaarzetten bij de start en finish van een ultramarathon?: Zet startnummers, veiligheidsspelden, handscanners, stopwatches en een printer klaar bij de registratie. Richt daarnaast partytenten, tafels, stoelen, bagagerekken, reflectievesten en finishmedailles in voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.