Checklist pour organiser un ultra-marathon

Un ultra-marathon demande une préparation par étapes, car le parcours, la sécurité et les ravitaillements doivent fonctionner pendant de nombreuses heures. Commence par valider la distance, les autorisations, l’assurance et les sites de départ et d’arrivée. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et transmets aux participants une carte claire avec les horaires et les consignes. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, réinspecter le parcours et acheminer le matériel jusqu’à chaque poste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Organiser les premiers secours et la couverture médicale
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le site web et la carte de parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les postes de ravitaillement
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Acheminer le matériel vers les postes
4 personnes
Préparer le lieu de départ
6 personnes
Préparer le site d’arrivée
5 personnes
Installer les points d’approvisionnement
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Distribuer les numéros d’urgence
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les vêtements et les bagages
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Suivre les participants le long du parcours
4 personnes
Installer le ravitaillement
8 personnes
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
8 personnes
Réapprovisionner la nourriture aux postes
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
5 personnes
Cocher les participants aux postes
6 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Vérifier l’éclairage du trajet
2 personnes
Distribuer des lampes de poche
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre les médailles aux finishers
3 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
Rendre les bagages à l’arrivée
3 personnes
Enregistrer les désistements
2 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Dégager la zone d’arrivée
4 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Démonter les postes de ravitaillement
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ramasser les déchets le long du parcours
6 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d'arrivée
5 personnes
Mettre à part le matériel endommagé
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Traiter les objets trouvés
2 personnes
Compter le stock
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 6
Porte-bagagesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Petits bolsqté 80
Louchesqté 16
Pincesqté 12

Équipement

Glacièresqté 12
Carafes d’eauqté 24
Thermosqté 6
Scanners portatifsqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Flèches de marquageqté 250
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Lampes frontalesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 30
Traceurs GPSqté 20
Étiquettes de bagagesqté 200
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d'itinéraireqté 220
Panneaux de distanceqté 20
Tapis de chronométrageqté 2
Cordeqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 6
DAEqté 2
Brancard
Couverturesqté 12
Poches de glaceqté 30

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Finalise le parcours et sa distance au moins 8 à 12 semaines avant la course : les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation en dépendent.
Prévois les postes de ravitaillement selon la distance et le temps de course, puis prépare les glacières, carafes d’eau, gobelets et thermos la veille pour éviter un chargement précipité le matin.
Répartis les bénévoles par poste avec un responsable clairement identifié. Donne à chacun un moyen de communication et vérifie les batteries externes et les talkies-walkies avant le départ.
Envoie les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant l’épreuve : adresse, carte du parcours, horaires, retrait des dossards, consignes de sécurité et besoins alimentaires signalés.
Réinspecte l’itinéraire dans les 24 heures précédant la course. Vérifie le balisage, les flèches, le ruban, les cônes, les barrières et les zones où les lampes frontales ou gilets réfléchissants seront nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un ultra-marathon ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour une première édition. Les autorisations, l’assurance, la couverture médicale et les mesures de circulation doivent être lancées 8 à 12 semaines avant le jour de la course.
Quand ouvrir les inscriptions pour un ultra-marathon ?: Ouvre généralement les inscriptions 8 à 12 semaines avant l’épreuve, une fois le parcours, la distance et les principales autorisations confirmés. Ferme-les quelques jours avant la course pour traiter la liste des participants et les dossards.
Que faut-il prévoir pour les ravitaillements d’un ultra-marathon ?: Prépare un poste adapté à chaque portion du parcours, avec eau, contenants, glacières et matériel de service. Termine le conditionnement la veille et achemine chaque lot assez tôt pour que les bénévoles puissent installer leur poste avant le passage des premiers coureurs.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis le dossier complet au plus tard 7 jours avant le départ. Ajoute une mise à jour 24 à 48 heures avant la course si la météo ou l’état du parcours modifie les consignes.

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