Ultramarathon organiseren: checklist van start tot finish

Een ultramarathon organiseren vraagt meer dan een lange route uitzetten. Je regelt vroeg de startlocatie, vergunningen, verzekering, EHBO en tijdwaarneming en werkt daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers en bevoorradingsposten. In de laatste weken moeten routepijlen, startnummers, medische instructies en deelnemersinformatie klaarstaan. Deze checklist helpt je de 66 taken en 51 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog naar ontbrekende materialen of bezetting zoekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Parcours uitzetten
3 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering regelen
EHBO-team vastleggen
Tijdwaarneming boeken
Routevergunning controleren
2 personen
Evenementspagina publiceren
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routekaart versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Postbezetting bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Bevoorradingsposten plannen
3 personen
Medische instructies maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbrief versturen
Voorraad inkopen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Bevoorrading per post verdelen
4 personen
Materiaal laden
4 personen

Event

Startgebied uitzetten
5 personen
Finishgebied opbouwen
5 personen
Bevoorradingsposten opbouwen
8 personen
Parcours markeren
6 personen
Verkeerspunten beveiligen
6 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Deelnemers aanmelden
5 personen
Startpakket uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startsein geven
3 personen
Startgebied bewaken
4 personen
Routepost bemannen
2 personen
Water bijvullen
8 personen
Sportdrank bijvullen
6 personen
Voeding uitdelen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Deelnemers registreren bij finish
3 personen
Finishers medaille geven
2 personen
Finishdrank uitdelen
3 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Tussentijden controleren
2 personen
Vermiste lopers opvolgen
2 personen
Laatste loper begeleiden
2 personen

Nazorg

Finishgebied afbreken
5 personen
Bevoorradingsposten afbreken
8 personen
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
Afval opruimen
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Tijdregistratie uitlezen
2 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen registreren
Retourmateriaal verpakken
3 personen
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
Deelnemersmail versturen
Medische materialen aanvullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Inklaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Bagagerekkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
Waterdispensersaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Walkietalkiesaantal 12
Megafonenaantal 2
Prikklokkenaantal 4
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 130
Startnummerbandenaantal 130
Medaillelintenaantal 130
Markeervlaggenaantal 120
Routepijlenaantal 180
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 12
Drinkbekersaantal 2500
Bidonkrattenaantal 20
Tijdwaarnemingsmattenaantal 4
Bagagelabelsaantal 130
Finishmedaillesaantal 130

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met de startlocatie, routevergunningen, verzekeringen en vergunningaanvragen. Controleer daarna opnieuw of alle onderdelen van het parcours daadwerkelijk zijn goedgekeurd.
Plan voor elke bevoorradingspost een bezetting, routebeschrijving en voorraadlijst. Leg drinkbekers, bidonkratten, koelboxen en waterdispensers uiterlijk een week vooraf per post klaar.
Maak één deelnemersbrief met starttijd, routekaart, medische instructies, bagage-inlevering en contactgegevens. Verstuur die ten minste 7 dagen voor de ultramarathon, zodat vragen nog verwerkt kunnen worden.
Tel vrijwilligers per post en per tijdsblok, niet alleen per locatie. Bevestig de postbezetting uiterlijk 3 dagen vooraf en geef teams walkietalkies of andere afgesproken communicatiemiddelen mee.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas je voorbereiding daarop aan. Leg partytenten, inklaptafels, afzetmateriaal en extra drinkvoorzieningen klaar als deelnemers en vrijwilligers lang bij start of finish blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultramarathon organiseren?: Start idealiter 6 tot 9 maanden vooraf. Vergunningen, routegoedkeuring, verzekering, EHBO, tijdwaarneming en de startlocatie kunnen meerdere weken voorbereiding vragen.
Hoeveel bevoorradingsposten heeft een ultramarathon nodig?: Plan minimaal elke 10 tot 15 kilometer een bevoorradingspost en voeg extra posten toe bij grote hoogteverschillen of warme omstandigheden. Bereken per post de voorraad op basis van het verwachte aantal deelnemers en hun doorkomsttijd.
Wanneer stuur ik de deelnemersbrief voor een ultramarathon?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin de routekaart, medische instructies, startinformatie, bagageprocedure en contactgegevens voor de laatste vragen.
Wanneer moet de vrijwilligersbezetting rond zijn?: Zorg dat de vrijwilligers uiterlijk 3 dagen voor de ultramarathon definitief zijn ingedeeld. Bevestig per post de aankomsttijd, taak, communicatiemiddel en eventuele overdracht tussen shifts.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.