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Ultramarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ultramarathon braucht deutlich mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Lauf: Strecke, Genehmigungen, Versorgung und medizinische Abläufe müssen zusammenpassen. Plane die Route früh und kläre, welche Abschnitte gesperrt oder besonders gekennzeichnet werden müssen. Auch Helfer, Zeitnahme und Verpflegungsstellen sollten nicht erst in der letzten Woche feststehen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zur Kontrolle von Startnummern, Material und Teilnehmerdaten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Startort reservieren

  • Parcours aufbauen

    3 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung organisieren

  • Erste-Hilfe-Team festlegen

  • Zeitnahme buchen

  • Routegenehmigung prüfen

    2 Personen

  • Veranstaltungsseite veröffentlichen

  • Anmeldungen öffnen

  • Einladungen verschicken

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routenkarte verschicken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Postenbesetzung bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Versorgungsstationen planen

    3 Personen

  • Medizinische Anweisungen erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerbrief versenden

  • Vorräte einkaufen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Material nach Station verteilen

    4 Personen

  • Material laden

    4 Personen

Event

  • Startbereich abstecken

    5 Personen

  • Zielbereich aufbauen

    5 Personen

  • Versorgungsstationen aufbauen

    8 Personen

  • Parcours markieren

    6 Personen

  • Verkehrspunkte sichern

    6 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    3 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    5 Personen

  • Starterpaket austeilen

    4 Personen

  • Gepäck annehmen

    3 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Startsignal geben

    3 Personen

  • Startbereich bewachen

    4 Personen

  • Routeposten besetzen

    2 Personen

  • Wasser nachfüllen

    8 Personen

  • Sportgetränk nachfüllen

    6 Personen

  • Verpflegung austeilen

    8 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Teilnehmer im Ziel registrieren

    3 Personen

  • Finisher-Medaillen ausgeben

    2 Personen

  • Zielgetränk ausgeben

    3 Personen

  • Gepäck zurückgeben

    3 Personen

  • Zwischenzeiten prüfen

    2 Personen

  • Vermisste Läufer nachverfolgen

    2 Personen

  • Letzten Läufer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Finishbereich abbauen

    5 Personen

  • Versorgungsstationen abbauen

    8 Personen

  • Streckenmarkierungen entfernen

    6 Personen

  • Abfall beseitigen

    6 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Zeiterfassung auslesen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Rückgabematerial verpacken

    3 Personen

  • Gemietetes Material zurückgeben

    3 Personen

  • Teilnehmermail versenden

  • Medizinisches Material auffüllen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • KlappTischeAnz. 18
  • StühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 6
  • GepäckwagenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 10
  • WasserspenderAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Walkie-TalkiesAnz. 12
  • MegafoneAnz. 2
  • StechkartenAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • DruckerAnz. 2

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 130
  • StartnummernbänderAnz. 130
  • MedaillenbänderAnz. 130
  • MarkierungsflaggenAnz. 120
  • WegweiserAnz. 180
  • VerkehrskegelAnz. 80
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • Absperrbänder-RollenAnz. 12
  • TrinkbecherAnz. 2500
  • TrinkkastenkistenAnz. 20
  • ZeitmessmattenAnz. 4
  • GepäckanhängerAnz. 130
  • Finisher-MedaillenAnz. 130

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppentöpfeAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 16
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 48

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 40

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mehrere Monate vor dem Start. Für eine lange Strecke können mehrere Gemeinden, Grundstückseigentümer oder Verkehrsstellen beteiligt sein.
  • Plane jede Versorgungsstation mit einem festen Helferteam, Trinkbechern, Wasser und Reservevorräten. Rechne außerdem mit Nachschub für Läufer, die deutlich länger als die erwartete Zielzeit unterwegs sind.
  • Bestätige die Besetzung der Streckenposten spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Weise jedem Team Walkie-Talkies oder andere klare Kommunikationswege sowie medizinische Anweisungen zu.
  • Kontrolliere die Streckenmarkierung am Vortag und noch einmal vor dem ersten Start. Wegweiser, Markierungsflaggen, Verkehrskegel und Absperrbänder müssen an jeder kritischen Abzweigung sichtbar sein.
  • Sortiere Startnummern, Startnummernbänder und Gepäckanhänger nach der Teilnehmerliste. Lege Drucker, Laptops und Ersatzmaterial am Veranstaltungsort bereit, damit Nachmeldungen nicht den Start verzögern.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Ultramarathon anmelden?
Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Genehmigungen, Versicherung und der Reservierung des Startorts. Bei privaten Wegen, Straßensperrungen oder mehreren Gemeinden solltest du 9 bis 12 Monate einplanen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Ultramarathon?
Plane pro Versorgungsstation mindestens 3 bis 5 Personen und besetze zusätzlich Streckenposten, Startbereich, Ziel und Gepäckausgabe. Erstelle die endgültige Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Lauf.
Was muss an einer Ultramarathon-Verpflegungsstation bereitstehen?
Wasser, Trinkbecher oder wiederverwendbare Becher, Trinkkisten, Kühlboxen und klar gekennzeichnete Vorräte gehören an jede Station. Lege den Nachschub spätestens am Vortag bereit und prüfe die Ernährungswünsche der Teilnehmer vorher.
Wann sollte die Strecke für einen Ultramarathon markiert werden?
Baue die dauerhafte Markierung möglichst am Vortag auf und kontrolliere sie am Veranstaltungstag früh morgens erneut. Prüfe besonders Kreuzungen, Wendepunkte und schlecht einsehbare Abschnitte innerhalb der letzten 2 Stunden vor dem Start.

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