Checklist pour organiser un ultra-marathon

Organiser un ultra-marathon demande de verrouiller le parcours, les autorisations et la sécurité bien avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du lieu de départ aux postes de ravitaillement et au chronométrage. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, consignes médicales, bagages, balisage et répartition des bénévoles. Utilisez-la comme fil conducteur jusqu’au contrôle final de la liste des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de départ
Mettre en place le parcours
3 personnes
Demander les autorisations
Gérer l’assurance
Constituer l'équipe de premiers secours
Réserver le chronométrage
Vérifier le permis d’itinéraire
2 personnes
Publier la page de l'événement
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la carte de l’itinéraire
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le personnel aux postes
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Planifier les postes de ravitaillement
3 personnes
Créer les consignes médicales
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux participants
Acheter les stocks
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Répartir les provisions par poste
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes

Événement

Délimiter la zone de départ
5 personnes
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
Installer les points d’approvisionnement
8 personnes
Baliser le parcours
6 personnes
Sécuriser les points de circulation
6 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer le kit de démarrage
4 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Donner le signal de départ
3 personnes
Surveiller la zone de départ
4 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Refaire le plein d’eau
8 personnes
Réapprovisionner la boisson énergétique
6 personnes
Distribuer les aliments
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre la médaille de finisher
2 personnes
Distribuer la boisson d’arrivée
3 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Vérifier les temps intermédiaires
2 personnes
Suivre les coureurs manquants
2 personnes
Encadrer le dernier coureur
2 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Démonter les postes de ravitaillement
8 personnes
Retirer le balisage du parcours
6 personnes
Ramasser les déchets
6 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Lire le chronométrage
2 personnes
Publier les résultats
Enregistrer les objets trouvés
Emballer le matériel de retour
3 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Envoyer l’e-mail aux participants
Réapprovisionner le matériel médical

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 6
Porte-bagagesqté 4

Équipement

Glacièresqté 10
Distributeurs d'eauqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Horloges de départqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Rubans de médailleqté 130
Drapeaux de balisageqté 120
Flèches de directionqté 180
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Gobeletsqté 2500
Caisses de bidonsqté 20
Tapis de chronométrageqté 4
Étiquettes de bagagesqté 130
Médailles de finisherqté 130

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Thermosqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 16
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 40

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : réservez le lieu de départ, vérifiez le permis d’itinéraire et lancez les démarches administratives plusieurs mois avant la course.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le parcours, l’assurance et le dispositif de premiers secours sont suffisamment avancés. Prévoyez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires des participants.
Pour chaque poste de ravitaillement, confirmez les bénévoles, l’accès, l’eau, les gobelets et les caisses de bidons. Une répartition écrite évite de découvrir un poste sans responsable le jour du départ.
Envoyez la carte de l’itinéraire et la lettre aux participants au moins 7 jours avant l’épreuve. Indiquez les horaires, les consignes médicales, les points de ravitaillement et la procédure pour les bagages.
La veille, vérifiez la météo, triez les dossards, préparez les flèches de direction et testez les talkies-walkies, les imprimantes et le chronométrage. Gardez une marge pour remplacer du matériel ou renforcer le balisage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un ultra-marathon ?: Commencez idéalement 6 à 12 mois avant la course. Les autorisations, l’assurance, le parcours et le recrutement des bénévoles doivent être engagés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un ultra-marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes, mais prévoyez au minimum une équipe dédiée pour chaque ravitaillement, le départ, l’arrivée, le chronométrage et les secours. Confirmez chaque poste 7 jours avant l’épreuve.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez la carte de l’itinéraire et la lettre aux participants au moins 7 jours avant le départ. Renvoyez les horaires et les consignes essentielles 24 à 48 heures avant la course si des changements sont possibles.
Que prévoir pour les postes de ravitaillement ?: Préparez l’eau, les caisses de bidons, les gobelets, les glacières et le matériel de signalisation pour chaque poste. Faites un contrôle complet au moins 24 heures avant le départ et affectez un responsable clairement identifié.

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