Checklist voor een uitreiking van een erepenning

Een uitreiking van een erepenning vraagt meer voorbereiding dan alleen een plechtig moment. Je moet de genodigden tijdig uitnodigen, toespraken en programma vastleggen en de erepenning en oorkonde op tijd laten maken. Op de dag zelf bepalen registratie, techniek en een duidelijke zaalopstelling het tempo. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen en controleer vooral de onderdelen die vaak pas vlak voor aanvang aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Genodigdenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Toespraken verzamelen
Catering reserveren
Locatie reserveren
Techniek reserveren
Erepenning bestellen
Oorkonde laten drukken
Naambadges voorbereiden
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Programma presenteren
Erepenning uitreiken
3 personen
Foto’s maken
Receptie serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto’s en documenten archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Klaptafel registratie
Kapstokkenaantal 2
Spreekgestoelte

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Buffetkommenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Gemeentebanneraantal 2
Naamkaartjesaantal 80

Materialen

Erepenning
Ingelijste oorkonde
Programmaflyersaantal 80
Pennenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Tips

Leg het programma, de sprekers en de toespraken uiterlijk twee weken vooraf definitief vast. Zo kun je de juiste spreektijden opnemen in het draaiboek en voorkom je last-minute wijzigingen tijdens de uitreiking.
Bestel de erepenning en laat de oorkonde minimaal vier weken voor de ceremonie regelen. Controleer daarna naam, titel en datum op beide onderdelen; een fout ontdek je liever niet bij de registratietafel.
Sluit geluidsinstallatie, microfoons, laptop, beamer en projectiescherm minstens 60 minuten voor aanvang aan. Test iedere draadloze microfoon afzonderlijk en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.
Richt de registratietafel 30 minuten voor ontvangst in met naamkaartjes en het draaiboek. Houd ook rekening met een aparte plek voor jassen en controleer of de route naar de zaal duidelijk is.
Koel dranken op tijd en zet koffie, water en servies klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een erepenning bestellen?: Bestel de erepenning bij voorkeur minimaal vier weken voor de uitreiking. Plan daarna nog tijd in om de tekst en naam op de oorkonde te controleren en eventuele correcties te laten uitvoeren.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een uitreiking van een erepenning?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier tot zes weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk twee weken voor de ceremonie op, zodat je catering en zitplaatsen kunt vastleggen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van de zaal?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, decoratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige microfoon- en beeldtest voordat gasten arriveren.
Wanneer maak ik het draaiboek voor de uitreiking?: Maak een eerste versie zodra programma en sprekers bekend zijn en druk de definitieve versie uiterlijk één dag vooraf af. Neem daarin tijden, verantwoordelijkheden, spreekvolgorde en het moment van de erepenning uitreiking op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.