Checklist para organizar una entrega de medalla de honor
Una entrega de medalla de honor necesita más coordinación de la que parece: hay invitados que confirmar, discursos que cerrar y una ceremonia que debe seguir un orden preciso. Esta checklist reúne las tareas para preparar el acto, desde las invitaciones y el programa hasta el montaje de sillas, atril, sonido y mesa de registro. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como la medalla, el diploma, las acreditaciones y las preferencias dietéticas. Úsala como guía de trabajo y avanza por fases.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Preparar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar discursos
Reservar el catering
Reservar el lugar
Reservar técnica
Encargar medalla de honor
Hacer imprimir el diploma
Preparar acreditaciones
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar arreglos florales
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Acompañar a los invitados al salón
2 personas
Presentar el programa
Entregar la medalla de honor
3 personas
Hacer fotos
Servir la recepción
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar fotos y documentos
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Registro en mesa plegable
- Percheroscant. 2
- Atril
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Cuencos para buffetcant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Compras
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Banner municipalcant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 80
Materiales
- Medalla de honor
- Certificado enmarcado
- Folletos del programacant. 80
- Bolígrafoscant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Consejos
- Cierra el programa final y recopila los discursos al menos 7 días antes. Así puedes confirmar la duración de cada intervención y preparar el orden de los ponentes sin improvisaciones.
- Encarga la medalla de honor y manda imprimir el diploma con margen: comprueba nombres, cargos y títulos antes de producirlos y vuelve a revisarlos al recibirlos.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y entrega al catering una cifra definitiva 3 días antes. Reserva también vajilla específica para bebidas, café, buffet y servicio de agua.
- Programa la llegada del equipo técnico como mínimo 2 horas antes de que empiece el acto. Prueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector y pantalla con el programa real.
- Abre el lugar con tiempo para montar la mesa de registro, colocar acreditaciones, sillas, mesas, atril, decoración y flores. Deja al menos 30 minutos finales para comprobar cables, señalización y recorrido de los homenajeados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una entrega de medalla de honor?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del acto y fija la fecha límite de inscripción 7 días antes. Así tendrás tiempo para ajustar la lista de invitados, las acreditaciones y el catering.
- ¿Con cuánta antelación se prepara el programa de la ceremonia?
- Cierra el programa definitivo al menos 7 días antes y confirma los ponentes en ese momento. Recopila los discursos con 3 días de margen para revisar nombres, tiempos y necesidades de sonido o proyección.
- ¿Cuándo se debe encargar la medalla y el diploma?
- Encarga la medalla y prepara la impresión del diploma como mínimo 3 semanas antes. Reserva los últimos 5 días para comprobar la entrega y corregir cualquier error en los datos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Haz una prueba completa 2 horas antes de la llegada de los invitados y una comprobación rápida 30 minutos antes del inicio. Prueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas y cualquier presentación desde el portátil.
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