Checklist pour organiser une remise de médaille d’honneur

Une remise de médaille d’honneur demande une préparation précise, même pour une cérémonie courte. Il faut coordonner les invités, les discours, la médaille, le diplôme, le traiteur et la technique dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’à l’ouverture du lieu, sans oublier les besoins alimentaires ni les tests de sonorisation. Gardez-la comme fil conducteur et attribuez chaque tâche à une personne avant le jour de la cérémonie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les discours
Réserver le catering
Réserver le lieu
Réserver la technique
Commander la médaille d'honneur
Faire imprimer le diplôme
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les compositions florales
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Présenter le programme
Remettre la médaille d’honneur
3 personnes
Prendre des photos
Servir la réception
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Inscription à la table pliante
Porte-manteauxqté 2
Pupitre

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Saladiers pour buffetqté 10
Pinces de serviceqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Bannière municipaleqté 2
Badges nominatifsqté 80

Matériel

Médaille d’honneur
Diplôme encadré
Flyers du programmeqté 80
Stylosqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Conseils

Commandez la médaille et faites imprimer le diplôme assez tôt pour pouvoir corriger une erreur de nom avant la cérémonie. Prévoyez aussi les badges nominatifs et le panneau d’accueil avant l’arrivée des invités.
Finalisez le programme après avoir confirmé les intervenants et récupéré leurs discours. Imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires afin que la personne au pupitre, la technique et l’accueil aient chacun le leur.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver définitivement le traiteur. Pour le service, vérifiez séparément les verres à vin, verres à eau, tasses à café, assiettes et couverts : un oubli dans une seule catégorie se remarque immédiatement.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, puis préparer la table d’inscription. Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant l’arrivée du premier invité pour l’installation et les imprévus.
Ne vous contentez pas de brancher les microphones : testez les deux microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avec la personne qui prendra la parole. Faites un essai complet avant l’ouverture des portes, y compris avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran si une présentation est prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une remise de médaille d’honneur ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour établir la liste des invités, envoyer les invitations, confirmer les intervenants et réserver le lieu, le traiteur et la technique. Lancez la commande de la médaille et l’impression du diplôme dès que le nom et l’intitulé sont définitivement validés.
Quand envoyer les invitations pour une remise de médaille d’honneur ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Que faut-il vérifier le jour d’une remise de médaille d’honneur ?: Vérifiez au moins 60 minutes avant l’accueil la disposition des tables et des chaises, la table d’inscription, les badges, le diplôme, la médaille, les boissons et la décoration. Testez également chaque microphone, les haut-parleurs et toute projection avant l’arrivée du public.
Combien d’exemplaires du déroulé faut-il imprimer ?: Imprimez au moins 4 exemplaires : un pour la personne qui coordonne la cérémonie, un pour le pupitre, un pour la technique et un exemplaire de secours. Ajoutez un exemplaire pour chaque intervenant si le programme contient des horaires ou des consignes spécifiques.

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