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Checkliste für die Verleihung der Ehrenmedaille

Eine Ehrenmedaille wird nicht zwischen Tür und Angel verliehen. Neben Medaille und Urkunde müssen Einladungen, Reden, Programm, Catering und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zur Saalkontrolle am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden bestätigte Referenten, Ernährungswünsche, Namensschilder und ein vollständiger Techniktest mit Mikrofonen, Lautsprechern und Beamer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Reden sammeln

  • Catering reservieren

  • Location reservieren

  • Technik reservieren

  • Ehrenmedaille bestellen

  • Urkunde drucken lassen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Gäste in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Programm präsentieren

  • Ehrenmedaille verleihen

    3 Personen

  • Fotos machen

  • Empfang servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos und Dokumente archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 10
  • Klapptisch Registrierung
  • KleiderständerAnz. 2
  • Rednerpult

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • BuffetschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 8
  • Einkäufe

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • GemeindebannerAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 80

Materialien

  • Ehrenmedaille
  • Gerahmte Urkunde
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • StifteAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Tipps

  • Bestelle die Ehrenmedaille und lasse die Urkunde mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Verleihung anfertigen. Prüfe Namen, Titel und Schreibweise mit einer zweiten Person, bevor alles gedruckt wird.
  • Schließe das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vorher ab. Sammle alle Reden, bestätige die Referenten und drucke das Drehbuch in einer Version für Moderation und Technik aus.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. So kann das Catering die Anzahl der Teller, Bestecksets, Gläser und Sonderportionen einplanen.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein. Dazu gehören Registrierungstisch, Tischdecken, Blumenarrangements, Gemeindebanner, Sitzordnung und ein aufgeräumter Kleiderständer.
  • Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 45 Minuten vor Beginn mit dem tatsächlichen Ablauf. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob Getränke gekühlt sowie Kaffee und Wasser ausgeschenkt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ehrenmedaille bestellen?
Bestelle die Medaille mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Verleihung. So bleibt Zeit für Rückfragen, Versand und eine Korrektur, falls Name oder Gravur nicht stimmen.
Wann müssen Einladungen zur Verleihung der Ehrenmedaille verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze und Catering feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Ehrenmedaillenverleihung?
Rechne mit mindestens 90 Minuten Aufbauzeit, bei zusätzlicher Projektion oder Dekoration besser mit 2 Stunden. Plane 45 Minuten vor Beginn für den vollständigen Techniktest ein.
Was muss am Tag der Verleihung zuerst kontrolliert werden?
Öffne den Veranstaltungsort zuerst und kontrolliere Raum, Bestuhlung, Registrierungstisch und Fluchtwege. Danach testest du die Technik und stellst sicher, dass Medaille, Urkunde, Namensschilder und das Drehbuch am richtigen Platz liegen.

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