Checklist trouwleveranciersbeurs organiseren

Een trouwleveranciersbeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers uitnodigen. Je moet leveranciers tijdig selecteren en bevestigen, de beursvloer indelen en informatie over route, parkeren en programma klaarzetten. Ook catering, meubilair, techniek, vergunningen en verzekeringsgegevens lopen naast elkaar. Gebruik deze checklist om eerst de basis vast te leggen, daarna de inschrijvingen te verwerken en in de laatste weken alle praktische details af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Leverancierslijst samenstellen
2 personen
Leveranciers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersbevestigingen versturen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Plattegrond beursvloer maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standinstructies versturen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Promotie op sociale media plaatsen
Routebeschrijving versturen
Parkeerinformatie versturen
Bezoekerslijst bijwerken
Leverancierslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Programmafolders printen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Allergenenoverzicht maken
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Standmaterialen uitladen
4 personen
Beursvloer uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Leveranciers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Fotowand begeleiden
Licht en geluid bedienen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten uitladen
4 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Leveranciers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Statafelsaantal 8
Infobalie
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 160
Wijn glazenaantal 100
Bierglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 120
Serveerbordenaantal 20
Koffielepelsaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 24

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Barbladenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Kabelhaspelsaantal 4
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopladersaantal 5

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 10

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand
Tafeldecoratieaantal 24
Standbordenaantal 30
Standnummersaantal 30
Welkomstbord
Menubordenaantal 6
Tafelnummersaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Tips

Begin met een leverancierslijst en verstuur uitnodigingen voordat je het aanmeldformulier publiceert. Houd bevestigingen en dieetwensen centraal bij, zodat je catering en standindeling niet op losse aannames baseert.
Plan het locatiebezoek vroeg genoeg om de plattegrond op echte maten te maken. Wijs daarna standplaatsen toe en stuur standinstructies met laadroute, opbouwmoment en beschikbare voorzieningen.
Reserveer catering, meubilair en techniek pas nadat je een realistische bezoekers- en leveranciersinschatting hebt. Tel per onderdeel wat nodig is: van statafels en stoelen tot koffiezetapparaten, waterkannen en afvalbakken.
Werk routebeschrijving en parkeerinformatie samen uit met de bezoekersuitnodiging. Bezoekers die pas op de dag zelf zoeken naar parkeren of de ingang missen, zorgen direct voor drukte bij de infobalie.
Maak naamkaartjes, bewegwijzering en programmafolders niet op het laatste moment. Controleer de bezoekers- en leverancierslijsten opnieuw en plan het printen minimaal 3 werkdagen voor de beurs.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trouwleveranciersbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de leverancierslijst, locatie en eerste uitnodigingen. Reserveer catering, meubilair en techniek zodra het verwachte aantal deelnemers duidelijk is, idealiter uiterlijk 6 weken voor de beurs.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een trouwleveranciersbeurs?: Verstuur leveranciersuitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken vooraf en bezoekersuitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan. Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk 1 week voor de beurs nogmaals mee.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de indeling van de beursvloer?: Plan het locatiebezoek minimaal 6 weken vooraf en maak daarna binnen 1 week de plattegrond. Geef leveranciers hun standplaats en instructies uiterlijk 3 weken voor de beurs, zodat zij wijzigingen nog kunnen doorgeven.
Wanneer moet ik naamkaartjes en programmafolders printen?: Werk de bezoekers- en leverancierslijsten eerst bij en print naamkaartjes en programmafolders minimaal 3 werkdagen vooraf. Houd enkele blanco naamkaartjes en extra folders achter de hand voor last-minute aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.