Checklist pour organiser un salon des prestataires de mariage

Un salon des prestataires de mariage demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et équipes sur place. Commencez par établir la liste des fournisseurs et leur formulaire d’inscription, puis avancez vers le plan d’exposition, les réservations et les consignes de stand. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, préparer les badges, finaliser le catering et transmettre les informations d’accès. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails opérationnels.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des fournisseurs
2 personnes
Inviter les fournisseurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations des fournisseurs
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Créer le plan de la zone d’exposition
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les instructions du stand
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer les indications d'accès
Envoyer les infos de parking
Mettre à jour la liste des visiteurs
Mettre à jour la liste des fournisseurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Créer le récapitulatif des allergènes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Délimiter le hall d'exposition
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner le mur photo
Gérer la lumière et le son
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Remercier les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 30
Tables hautesqté 8
Bureau d’information
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 80
Assiettes à dessertqté 120
Assiettes de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 120
Couvertsqté 120
Couverts de serviceqté 24

Catering

Machines à caféqté 3
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Sous-mains de barqté 6
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Rallonges à enrouleurqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 5

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Compositions floralesqté 12
Arches de ballonsqté 2
Mur photo
Décoration de tableqté 24
Panneaux de standqté 30
Numéros de standqté 30
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 6
Numéros de tableqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Conseils

Lancez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les besoins alimentaires et confirmer chaque fournisseur avant d’attribuer les emplacements. Gardez une liste séparée des exposants confirmés et des visiteurs attendus.
Effectuez la visite du site avant de dessiner le plan d’exposition. Mesurez les accès, les zones de circulation et les prises disponibles avant de réserver le mobilier et la technique.
Envoyez les instructions de stand avec une date limite claire, par exemple 10 jours avant le salon. Précisez l’emplacement, les horaires d’installation, le matériel fourni et les informations d’assurance demandées.
Réservez le catering en fonction des visiteurs et des exposants confirmés, puis vérifiez le service prévu pour le café, l’eau et les boissons. Prévoyez aussi les verres, tasses, assiettes, couverts, carafes, glacières et tire-bouchons nécessaires.
Préparez la signalétique, les programmes et les badges nominatifs au plus tard la semaine précédant le salon. Envoyez les indications d’accès et de parking avant l’événement afin de limiter les appels le jour même.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des prestataires de mariage ?: Ouvrez le formulaire au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Cela laisse le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les confirmations aux fournisseurs.
Quand attribuer les emplacements des exposants ?: Attribuez les emplacements après la visite du site et la clôture principale des inscriptions, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite les instructions de stand avec un plan lisible.
Combien de temps avant faut-il réserver le traiteur et la technique ?: Réservez le traiteur, le mobilier et la technique au moins 4 semaines avant le salon. Confirmez les quantités et les besoins définitifs 7 à 10 jours avant, lorsque les listes de visiteurs et de fournisseurs sont à jour.
Quand envoyer les invitations et les informations de parking ?: Envoyez les invitations plusieurs semaines avant le salon, puis transmettez les indications d’accès et de parking au plus tard 5 à 7 jours avant. Renvoyez un rappel la veille si les informations pratiques sont susceptibles d’être oubliées.

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