LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Checkliste für eine Hochzeitslieferanten-Messe

Eine Hochzeitslieferanten-Messe steht und fällt mit sauberer Planung für Aussteller und Besucher. Beginne mit der Lieferantenliste, dem Anmeldeformular und einem realistischen Grundriss der Messefläche. Danach folgen Standvergabe, Bestätigungen, Catering, Möbel, Technik und die Besucherkommunikation. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Versicherungsdaten, Beschilderung und Programmhefte ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor dem Messetag erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Lieferantenliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferanten einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferantenbestätigungen versenden

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Grundriss der Messefläche erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standanweisungen versenden

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Möbel reservieren

  • Technik reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Wegbeschreibung versenden

  • Parkinformationen versenden

  • Besucherliste aktualisieren

  • Lieferantenliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

  • Allergenübersicht erstellen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladezone freimachen

    2 Personen

  • Standmaterialien ausladen

    4 Personen

  • Messefläche abstecken

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege kontrollieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Fotowand betreuen

  • Licht und Ton bedienen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Türen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller ausladen lassen

    4 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Lieferanten bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 3
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 30
  • StehtischeAnz. 8
  • Infostand
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 120
  • ServiertellerAnz. 20
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierbesteckAnz. 24

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 24
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 4
  • BarunterlagenAnz. 6
  • Einkäufe

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Laptop-LadegeräteAnz. 5

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 10

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 2
  • Fotowand
  • TischdekorationAnz. 24
  • StandschilderAnz. 30
  • StandnummernAnz. 30
  • Willkommensschild
  • MenükartenAnz. 6
  • TischnummernAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Tipps

  • Lege die Lieferantenliste mindestens 12 Wochen vor der Messe an und verschicke die Einladungen frühzeitig. So bleiben dir mehrere Wochen, um Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche zu erfassen.
  • Führe den Ortstermin spätestens 8 Wochen vorher durch. Miss Zufahrten, Eingänge und Wege aus, bevor du den Grundriss zeichnest und Standplätze zuweist.
  • Versende Standanweisungen mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Nenne darin Aufbauzeiten, Anlieferung, Parkmöglichkeiten und die genaue Standnummer, damit am Messetag keine Rückfragen entstehen.
  • Reserviere Catering, Möbel und Technik mindestens 6 Wochen vorher. Berücksichtige Empfangstische, Stehtische, Stühle, Garderobenständer und Abfallbehälter ebenso wie Kaffeemaschinen, Wasserkannen und Kühlboxen.
  • Aktualisiere Besucher- und Lieferantenlisten bis 48 Stunden vor Beginn. Drucke Namensschilder, Beschilderung und Programmhefte nicht erst am Messetag, sondern plane dafür mindestens 3 Werktage ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitslieferanten-Messe organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Veranstaltungstag. In diesem Zeitraum lassen sich Lieferanten gewinnen, Anmeldungen bearbeiten, Standplätze planen und fehlende Genehmigungen oder Versicherungsdaten rechtzeitig klären.
Wann müssen die Standplätze auf einer Hochzeitsmesse feststehen?
Die Standplätze sollten spätestens 6 Wochen vor der Messe zugewiesen werden. Verschicke die Standanweisungen danach spätestens 3 Wochen vorher, damit Lieferanten ihre Anreise und ihren Aufbau planen können.
Wie viel Vorlauf braucht das Catering für eine Hochzeitslieferanten-Messe?
Reserviere das Catering mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche möglichst direkt bei der Anmeldung und bestätige die endgültige Anzahl der Personen 7 bis 10 Tage vorher.
Wann sollten Einladungen und Wegbeschreibung verschickt werden?
Verschicke Besuchereinladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Sende Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn erneut, damit sie in den aktuellen Nachrichten der Besucher sichtbar sind.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!