Checklist voor een goed voorbereide trouwfotodag
Een trouwfotodag vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een mooie locatie. Je moet het trouwprogramma vertalen naar haalbare fotomomenten, groepsfoto’s vooraf organiseren en iedereen dezelfde planning geven. Ook parkeren, diner, dieetwensen en een binnenlocatie bij regen moeten op tijd vaststaan. Deze checklist helpt je van de eerste bevestigingen tot de laatste controle op de dag zelf, inclusief opgeladen apparatuur, geprinte lijsten en een noodpakket voor kleding.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Fotolocatie definitief bevestigen
Trouwprogramma verzamelen
Fotowensen van het paar verzamelen
Groepsfoto’s inventariseren
Familielijst voor groepsfoto’s maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering voor diner maken
Reservering voor parkeerruimte maken
Weersverwachting controleren
Binnenlocatie voor regen bepalen
2 personen
Route naar fotolocaties controleren
Tijdschema met alle betrokkenen delen
Leverancierscontacten verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Fotospullen opladen
Geheugenkaarten formatteren
Reservebatterijen klaarleggen
Fotolijst met groepsfoto’s printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Tafelschikking printen
Noodpakket voor kleding klaarzetten
Weerbestendige fototas inpakken
Event
Locatie openen
2 personen
Fotomateriaal uitladen
2 personen
Fotoposities op locatie bepalen
2 personen
Lichtopstelling testen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Detailfoto’s van decor maken
Sfeerfoto’s van ontvangst maken
2 personen
Portretfoto’s van het paar maken
2 personen
Individuele familiefoto’s maken
2 personen
Groepsfoto’s maken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Locatiewissel begeleiden
2 personen
Fotomateriaal veilig vervoeren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Tafelmomenten fotograferen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
Taartmoment fotograferen
2 personen
Openingsdans fotograferen
2 personen
Feestfoto’s maken
2 personen
Avondlichtportretten maken
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Laatste groepsfoto maken
2 personen
Laatste fotocontrole uitvoeren
Gasten uitzwaaien
2 personen
Fotobestanden veiligstellen
Fotomateriaal inpakken
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Back-ups van foto’s maken
Foto’s gestructureerd opslaan
Geheugenkaarten veilig archiveren
Fotomateriaal reinigen
Boodschappenrestanten controleren
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 2
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Caketafel
- Kledingrek
- Garderoberekaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 70
- Champagneglazenaantal 60
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Taartvorkjesaantal 70
- Serveerbestekaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschotelsaantal 8
Apparatuur
- Fotocamera’saantal 2
- Reservecamera
- Portretlenzenaantal 2
- Groothoeklens
- Telelens
- Flitsersaantal 3
- Flitsparaplu’saantal 2
- Lichtstatievenaantal 3
- Camerastatievenaantal 2
- Monopod
- Geheugenkaartenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 10
- Batterijladersaantal 4
- Powerbanksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Reflectieschermenaantal 2
- Waterdichte fototassenaantal 3
- Geheugenkaartetuisaantal 3
- Externe harde schijvenaantal 2
- Laptop
- Kaartlezersaantal 2
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartenaantal 60
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelnummersaantal 6
- Welkomstbord
- Fotoboothachtergrond
- Ledlichtslingersaantal 6
- Kaarsenaantal 36
- Kaarsenhoudersaantal 18
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Taartmes
- Buffetwarmersaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Koelzakkenaantal 6
Verlichting
- Ledpanelenaantal 3
- Lichtstatievenaantal 3
- Buitenlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilset
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Keukenpapierrollenaantal 6
- Toiletpapierrollenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 3
- Desinfecterende gelaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de groepsfoto’s uiterlijk een week vooraf vast. Maak per foto een familielijst met namen en wijs één persoon aan die familieleden verzamelt; zo verlies je per groepsfoto geen tien minuten.
- Controleer de route tussen fotolocaties minimaal één keer vooraf. Noteer reistijd, parkeermogelijkheden en een alternatief binnen, zodat een regenbui niet meteen het tijdschema voor de hele dag verschuift.
- Deel het definitieve tijdschema uiterlijk 48 uur vooraf met het paar, leveranciers en andere betrokkenen. Zet daarin ook contactgegevens, fotolocaties, dinerreservering en het moment waarop groepsfoto’s plaatsvinden.
- Doe de laatste apparatuurcontrole de avond ervoor: laad alle camera’s en flitsers op, formatteer geheugenkaarten en leg reservebatterijen klaar. Neem naast de hoofdcamera ook een reservecamera en passende lenzen mee.
- Zet drank, servies en tafels niet pas tijdens de ontvangst klaar. Controleer de boodschappenlijst en dieetwensen uiterlijk twee dagen vooraf en koel dranken enkele uren voor de gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de trouwfotolocatie definitief bevestigen?
- Bevestig de locatie zodra het trouwprogramma en de gewenste fotomomenten bekend zijn, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer 48 uur voor de dag nogmaals toegang, parkeren en eventuele beperkingen.
- Hoe plan ik groepsfoto’s op een trouwfotodag?
- Maak uiterlijk 1 week vooraf een lijst met alle groepsfoto’s en namen van de familieleden. Reken gemiddeld 5 tot 10 minuten per groepsfoto, afhankelijk van de grootte van de groep.
- Wanneer moet ik een regenplan voor trouwfoto’s maken?
- Bepaal uiterlijk 1 week vooraf welke binnenlocatie je gebruikt bij regen. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend van de fotodag, zodat je tijdig kunt schakelen.
- Wanneer moet trouwfotografie-apparatuur klaarliggen?
- Laad camera’s, flitsers en batterijen de avond ervoor volledig op. Formatteer geheugenkaarten, leg reservebatterijen klaar en controleer reservecamera, lenzen en statieven uiterlijk 2 uur voor vertrek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!