Trouwfestival organiseren: checklist en planning

Een trouwfestival vraagt om meer dan een ceremonie en een diner: gasten komen aan, bewegen tussen tenten en tafels en moeten weten waar ze terechtkunnen. Begin met de gastenlijst, uitnodigingen en dieetwensen, zodat reserveringen, menu en tafelschikking op tijd vaststaan. In de laatste week regel je houdbare boodschappen, route-informatie en drukwerk; verse boodschappen, bloemen en taart plan je zo laat mogelijk. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde en een controle van leveringen, terrein en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafelschikking maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Menu en drankkaart maken
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Ceremonieprogramma drukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Route en parkeerinfo delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Bloemen ophalen
Taart ophalen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Statafels opstellen
3 personen
Dinertafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Welkomstbord plaatsen
Fotoplek inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Koffiehoek opbouwen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Taart presentatieklaar maken
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Ceremonie begeleiden
2 personen
Muziek tijdens ceremonie afspelen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart uitserveren
3 personen
Muziek en dans begeleiden
Avondsnacks serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Cadeaus veilig verzamelen
2 personen

Nazorg

Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Bruikbare spullen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Dinertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Cadeautafel
Ceremoniestoelenaantal 90
Podiumdelenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Barkoeling
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
EHBO-koffer

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Tafellopersaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemvazenaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 8
Fotoframe
Achtergronddoek
Kaarsenaantal 36
Kaarshoudersaantal 36

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Taartmes

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het aantal dinertafels, statafels en stoelen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd een aparte plek vrij voor de cadeautafel, garderoberekken en buffettafels, zodat looproutes niet dichtslibben.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het trouwfestival en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de locatie en cateraar. Noteer per tafel welke gasten een aangepast menu nodig hebben.
Test geluidsapparatuur vóórdat de gasten arriveren: sluit speakers, mengpaneel en draadloze microfoons aan en controleer de microfoon op de plek van de ceremonie én bij de podiumhoek.
Haal bloemen en taart op dezelfde dag op en leg vooraf vast wie dat doet en waar ze tijdelijk koel blijven. Gebruik koelboxen, koelkasten of barkoeling alleen nadat je hebt gecontroleerd hoeveel ruimte werkelijk beschikbaar is.
Werk op de opbouwdag in deze volgorde: locatie openen, leveringen controleren, terrein inspecteren, partytenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen en daarna techniek aansluiten. Trek minstens 2 uur uit voor de inrichting voordat de eerste gasten worden verwacht.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een trouwfestival versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 4 weken voor het trouwfestival te reageren, zodat je dieetwensen, reserveringen en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een trouwfestival?: Tel per bevestigde gast één dinerstoel en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bepaal het aantal dinertafels op basis van de tafelindeling; plan daarnaast statafels voor ontvangst en buffettafels voor het eten.
Wanneer moet ik de taart en bloemen ophalen?: Plan het ophalen op de trouwdag zelf, zo dicht mogelijk bij het moment waarop je ze nodig hebt. Laat taart en bloemen niet onbeheerd in de zon staan en regel vooraf een koele, veilige plek voor minimaal 2 uur.
Hoe lang duurt de opbouw van een trouwfestival?: Reken voor een terrein met partytenten, tafels, stoelen, buffet, podiumhoek en geluid op minimaal 3 uur opbouw met meerdere mensen. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van leveringen, route, tafelschikking en microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.