Checklist pour organiser un festival du mariage

Un festival du mariage demande plus qu’un lieu et une cérémonie : il faut coordonner les invités, les repas, les livraisons et l’installation sur place. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au raccordement du matériel audio. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les informations de parking, les badges nominatifs et le refroidissement des boissons. Gardez la liste à portée de main jusqu’au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Confirmer les réservations
Créer le menu et la carte des boissons
2 personnes
Composer la playlist musicale
Imprimer le programme de la cérémonie
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Partager l'itinéraire et les infos de parking
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Récupérer les fleurs
Aller chercher le gâteau
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables hautes
3 personnes
Installer les tables de dîner
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer le panneau de bienvenue
Aménager l’espace photo
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer le coin café
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le gâteau pour la présentation
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer la cérémonie
2 personnes
Diffuser la musique pendant la cérémonie
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Animer la musique et la danse
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Rassembler les cadeaux en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les objets réutilisables
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de dînerqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Table des cadeaux
Chaises de cérémonieqté 90
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Refroidissement du bar
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousse de premiers secours

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Chemins de tableqté 8
Porte-serviettesqté 8
Vases à fleursqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 8
Cadre photo
Bâche de fond
Bougiesqté 36
Bougeoirsqté 36

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Couteau à gâteau

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et envoyez les invitations assez tôt pour pouvoir traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Pour le plan de table, attendez d’avoir confirmé les réponses plutôt que de travailler sur des suppositions.
Confirmez les réservations et les livraisons quelques jours avant le mariage. Vérifiez notamment les tentes, les tables, les chaises, la vaisselle et le matériel audio : un élément manquant devient difficile à remplacer le jour même.
Séparez les achats non périssables des produits frais. Les boissons, serviettes et produits secs peuvent être achetés en avance, tandis que les fleurs, le gâteau et les aliments frais doivent être récupérés selon un horaire précis.
Prévoyez une vraie zone de service pour le repas et les boissons. Les tables de buffet, plateaux, pinces, carafes, verres à eau, à vin et à champagne doivent être accessibles avant l’arrivée des invités.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour inspecter le site, monter les tentes et installer les tables, les chaises et la scène. Testez ensuite les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le lecteur audio avant le début de la cérémonie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du mariage ?: Commencez au moins 6 mois avant la date pour établir la liste des invités, envoyer les invitations et confirmer les réservations. Gardez les dernières semaines pour les réponses, le plan de table, les achats et les confirmations logistiques.
Combien de temps prévoir pour installer un festival du mariage ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 heures sur place pour ouvrir le lieu, inspecter les livraisons, monter les tentes et installer les tables, les chaises et la scène. Ajoutez du temps si le matériel audio doit être raccordé et testé.
Quand acheter les produits pour un mariage en plein air ?: Achetez les produits non périssables 1 à 2 semaines avant, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Récupérez les fleurs et le gâteau le jour prévu, avec une personne désignée pour chaque retrait.
Combien de verres prévoir par invité pour un mariage ?: Prévoyez au moins un verre à eau, un verre à vin et un verre à champagne par invité si le service est continu. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les changements de table, la casse et les verres laissés sur place.

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