Hochzeitsfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Gästeliste früh an und bearbeite Anmeldungen laufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens nach Ablauf der Rückmeldefrist gesammelt an Catering oder Küche weitergeben.
• Bestätige Reservierungen und Lieferungen nicht erst am Vortag. Prüfe einige Tage vorher, ob Zelte, Tische, Stühle, Geschirr, Kühlung und Technik vollständig eingeplant sind.
• Plane haltbare und frische Einkäufe getrennt. Frische Lebensmittel, Blumen und Torte gehören auf einen Abhol- oder Lieferplan mit konkreter Uhrzeit, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
• Teile Route und Parkinformationen zusammen mit der Einladung oder spätestens eine Woche vorher. Bei einem weitläufigen Gelände sollten zusätzlich Eingang, Zeremonie, Toiletten und Bar eindeutig beschrieben sein.
• Öffne die Location mit ausreichend Vorlauf für die Kontrolle des Geländes und den Aufbau. Schließe Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor Beginn an und teste Musik, Ansagen und Stromversorgung vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hochzeitsfestival planen?

Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Location und Reservierungen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Menüplanung, Programm und Technik konkret bestätigt sein.

Wann verschickt man Einladungen für ein Hochzeitsfestival?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vorher, damit Gäste Reise und Übernachtung planen können. Setze die Rückmeldefrist ungefähr 8 bis 10 Wochen vor dem Fest, um Sitzordnung und Verpflegung rechtzeitig festzulegen.

Was muss am Tag vor der Hochzeit vorbereitet werden?

Prüfe am Vortag haltbare Lebensmittel, Getränke, Geschirr, Kühlung und Dekoration. Abholungen wie Blumen oder Torte sollten mit einer festen Uhrzeit und einer verantwortlichen Person abgesichert sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Hochzeitsfestivals?

Plane für Zelte, Tische, Stühle, Bühne und Technik mindestens 4 bis 6 Stunden ein, bei einem großen Gelände eher einen ganzen Vormittag. Der Tontest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sein.

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