Trouwbeurs organiseren: complete checklist

Een trouwbeurs organiseren vraagt meer dan standhouders en een zaal regelen. Je plant tegelijk de bezoekersstroom, leveranciersinformatie, registratie, catering en techniek. Begin met datum, openingstijden en zaalindeling; leg daarna standhouders vast en werk toe naar publicatie en aanmeldingen. In de laatste weken draait alles om plattegrond, badges, bezoekersinformatie, bewegwijzering en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders inschrijven
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Leveranciersvoorwaarden bevestigen
2 personen
Promotietekst schrijven
Evenement online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Catering reserveren
Technische voorzieningen reserveren
Fotograaf reserveren
Draaiboek uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
Standhoudersinformatie versturen
Parkeerinformatie controleren
Route- en bewegwijzering drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaal leegmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Presentaties aankondigen
Fotomomenten begeleiden
Vertrek bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 8
Bezoekersstoelenaantal 80
Standstoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kapstokkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Presentatietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 42
Tafellopersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 200
Kunstbloemstukkenaantal 20
Vaasjesaantal 20
Decoratieve kaarsenaantal 40
Welkomsbord
Fotowand
Decoratieve lintenaantal 10
Standnummerbordenaantal 30
Infodisplaysaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 8
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Mobiele telefoonaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koekjestrommelsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 8
Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je standplaatsen toewijst. Reserveer naast standtafels ook bezoekersstoelen, standstoelen, een registratietafel en voldoende loopruimte tussen de stands.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 2 weken voor de beurs. Neem daarin hun standplaats, opbouw- en afbouwtijd, leveranciersvoorwaarden, parkeerinformatie en technische voorzieningen op.
Open het aanmeldformulier zodra de evenementpagina online staat. Vraag direct naar dieetwensen en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs, zodat route en parkeren niet op het laatste moment worden gezocht.
Maak de bezoekersroute zichtbaar met een plattegrond, route- en bewegwijzering en een welkomsbord. Print bezoekerslijsten en bereid naambadges minimaal 1 dag vooraf voor; een losse lijst op een telefoon werkt bij een volle registratietafel traag.
Plan catering op basis van het programma en het verwachte aantal bezoekers. Controleer vooraf of er genoeg koffie- en theekopjes, waterglazen, waterkannen, serveerbestek, afvalbakken en garderoberuimte zijn; juist deze praktische spullen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een trouwbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en openingstijden. Benader standhouders daarna direct en reserveer catering, techniek en fotografie uiterlijk 8 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een trouwbeurs benaderen?: Benader de eerste standhouders ongeveer 4 maanden vooraf. Stuur inschrijfgegevens en leveranciersvoorwaarden meteen mee en sluit de inschrijving bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de beurs.
Wanneer verstuur ik informatie naar bezoekers van een trouwbeurs?: Stuur een bevestiging direct na de aanmelding en de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Vermeld daarin openingstijden, route, parkeren en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Wat moet er op het draaiboek van een trouwbeurs staan?: Zet minimaal opbouw, registratie, opening, catering, techniek, bezoekersbegeleiding en afbouw met tijden in het draaiboek. Maak het definitieve draaiboek uiterlijk 1 week vooraf en deel het met standhouders en het organisatieteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.