Checklist para organizar una feria de bodas sin olvidos
Una feria de bodas necesita mucho más que reservar una sala y reunir expositores. Hay que coordinar los puestos, las inscripciones, la información para visitantes, el catering y los recursos técnicos en el orden adecuado. Esta checklist reúne 68 tareas y 62 elementos para avanzar desde la fecha y el recinto hasta las acreditaciones, el plano y la señalización. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, el aparcamiento o la distribución exacta de los puestos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Inscribir a los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Confirmar las condiciones del proveedor
2 personas
Escribir texto promocional
Publicar el evento en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Reservar el catering
Reservar recursos técnicos
Reservar fotógrafo
Desarrollar el programa
2 personas
Hacer el plano
Enviar información a los expositores
Comprobar la información de aparcamiento
Imprimir la ruta y la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Desocupar la sala
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar la numeración de los puestos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el escenario y el área de presentación
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Dejar listo el material informativo
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar presentaciones
Coordinar los momentos fotográficos
Guiar la salida de los visitantes
2 personas
Seguimiento
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 30
- Mesas bistrocant. 8
- Sillas para visitantescant. 80
- Sillas de piecant. 60
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 4
- Papeleracant. 10
- Percheroscant. 4
- Percheroscant. 3
- Mesa de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Platos de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 10
Decoración
- Mantelescant. 42
- Manteles runnerscant. 12
- Arcos de globoscant. 2
- Globoscant. 200
- Arreglos florales artificialescant. 20
- Jarroncitoscant. 20
- Velas decorativascant. 40
- Cartel de bienvenida
- Photowall
- Cintas decorativascant. 10
- Carteles con número de standcant. 30
- Pantallas informativascant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Teléfono móvilcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Botes de galletascant. 6
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y reserva el recinto antes de abrir las inscripciones. Confirma también la distribución de la sala, porque de ella dependen el número de puestos, las mesas, las sillas y el recorrido de los visitantes.
- Contacta con los expositores con tiempo suficiente para confirmar sus condiciones y asignarles un espacio concreto. Envía después el plano y la información de montaje para evitar cambios el día de la feria.
- Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas definidos el programa básico y la información práctica. Incluye un campo para preferencias dietéticas y envía los detalles de acceso, aparcamiento y horarios a cada visitante registrado.
- Encarga el catering y los recursos técnicos antes de cerrar el programa. Para una recepción de dos horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma quién se ocupa de reponer, servir y recoger.
- Prepara en los últimos días las acreditaciones, las listas de visitantes, el cartel de bienvenida y la señalización impresa. Lleva copias adicionales de las listas y revisa el plano en la sala antes de colocar mesas, puestos y zonas de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bodas?
- Empieza a fijar la fecha, reservar el recinto y contactar con los expositores al menos 3 meses antes. Deja las confirmaciones finales, las acreditaciones y la señalización para la última semana.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de bodas?
- Abre el formulario cuando estén confirmados el recinto, el horario y la información básica del evento, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para preparar las listas de visitantes.
- ¿Qué información hay que enviar a los visitantes?
- Envía el horario, la dirección, las indicaciones de aparcamiento, el plano o recorrido y cualquier dato sobre catering. Manda un primer mensaje al registrarse y un recordatorio entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuándo se prepara la distribución de los puestos?
- Asigna los espacios después de inscribir a los expositores y confirmar sus condiciones, idealmente 2 semanas antes. Envía el plano definitivo al menos 5 días antes para que puedan preparar su montaje y presentación.
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