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Checklist pour organiser un salon du mariage

Un salon du mariage demande de coordonner les exposants, les visiteurs et la logistique dans un calendrier serré. Commencez par fixer la date, les horaires et le plan de salle, puis avancez vers les inscriptions, la communication et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, préparer les badges, imprimer les listes et transmettre les informations pratiques. Cette checklist vous aide à garder une vue claire sur les 68 tâches du projet et à ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Réserver le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Inscrire les exposants

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Confirmer les conditions du fournisseur

    2 personnes

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Publier l’événement en ligne

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux visiteurs

  • Réserver le catering

  • Réserver les équipements techniques

  • Réserver le photographe

  • Élaborer le déroulé

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Vérifier les informations de stationnement

  • Imprimer l'itinéraire et la signalétique

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les listes de visiteurs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Vider la salle

    3 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Installer la numérotation des stands

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Aménager la scène et l’espace de présentation

    3 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Préparer le matériel d’information

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Inscrire les exposants

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Démonter le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Annoncer les présentations

  • Encadrer les séances photo

  • Accompagner le départ des visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 30
  • Tables bistrotqté 8
  • Chaises pour les visiteursqté 80
  • Chaises de standqté 60
  • Table d'inscription
  • Tables de buffetqté 4
  • Paravents de vestiaireqté 4
  • Poubellesqté 10
  • Porte-manteauxqté 4
  • Portantsqté 3
  • Table de présentation

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à théqté 100
  • Verres à eauqté 150
  • Verres à vinqté 80
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Cuillères à caféqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 12
  • Carafes d’eauqté 10

Décoration

  • Nappesqté 42
  • Chemins de tableqté 12
  • Arches de ballonsqté 2
  • Ballonsqté 200
  • Compositions florales artificiellesqté 20
  • Petits vasesqté 20
  • Bougies décorativesqté 40
  • Panneau de bienvenue
  • Mur photo
  • Rubans décoratifsqté 10
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Écrans d’informationqté 8

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 12
  • Passe-câblesqté 8
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projecteur
  • Téléphone mobileqté 2

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 3
  • Pinces de serviceqté 8
  • Thermosqté 8
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Aspirateur
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

  • Éclairage d’ambianceqté 8
  • Projecteurs LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez les horaires d’ouverture avant de contacter les exposants : ils doivent connaître les heures d’installation, d’accueil du public et de démontage. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour attribuer les emplacements sur le plan.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription des visiteurs et transmettez le total au traiteur au plus tard quelques jours avant le salon. Cela évite de découvrir trop tard les régimes particuliers ou les quantités à ajuster.
  • Envoyez aux exposants leur emplacement, le plan de salle, les conditions du fournisseur et les horaires d’arrivée dans un même message. Une relance 7 jours avant l’événement permet de corriger les informations manquantes.
  • Préparez la signalétique avant le jour J : itinéraire, stationnement, panneau de bienvenue, inscription et accès aux stands. Imprimez également les badges nominatifs et les listes de visiteurs en avance, avec une copie de secours.
  • Vérifiez la capacité de la salle en fonction des tables de stand, des chaises visiteurs, de l’espace buffet et des portants ou porte-manteaux. Installez la table d’inscription et les équipements techniques avant l’arrivée du public, puis gardez une zone libre pour circuler.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du mariage ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, contacter les exposants, fixer l’agencement et lancer la communication.
Quand confirmer les exposants d’un salon du mariage ?
Demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le plan, les horaires, les conditions du fournisseur et les consignes pratiques au moins 7 jours avant l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions visiteurs ?
Ouvrez le formulaire d’inscription 4 à 6 semaines avant le salon afin de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires. Arrêtez le comptage final quelques jours avant de transmettre les quantités au traiteur.
Que préparer la veille d’un salon du mariage ?
La veille, préparez les badges, les listes de visiteurs, l’itinéraire, la signalétique et le plan de salle. Vérifiez aussi les tables, chaises, vaisselle, buffet et équipements techniques pour éviter une installation précipitée le matin même.

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