Trouwautoparade organiseren: checklist en planning

Een trouwautoparade vraagt meer voorbereiding dan alleen een rij trouwauto’s verzamelen. Leg eerst datum, route, vergunning en ontvangstlocatie vast; regel daarna deelnemers, chauffeurs, catering en communicatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, parkeren, weersverwachting en een alternatief voor de route. Gebruik deze checklist om de 74 taken in de juiste volgorde af te werken en controleer vooraf ook portofoons, routekaarten, veiligheidsmaterialen en benodigdheden voor de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Trouwauto's selecteren
2 personen
Routevergunning aanvragen
Locatie voor ontvangst reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Muziek regelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Chauffeurs bevestigen
Deelnemerslijst maken
Parkeerplan maken
2 personen
Routebeschrijving uitwerken
Contactlijst maken
Chauffeursinstructies maken
Weersvoorspelling controleren
Alternatieve route klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Trouwauto's controleren
4 personen
Auto's wassen
4 personen
Auto's decoreren
6 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziek testen
2 personen
Materialen per auto verdelen
3 personen
Startlocatie markeren
2 personen
Ontvangstlocatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Portofoons uitdelen
2 personen

Event

Chauffeurs ontvangen
2 personen
Auto's opstellen
4 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Parade laten vertrekken
3 personen
Kruispunten bemannen
6 personen
Parade begeleiden
4 personen
Foto's maken
2 personen
Aankomst begeleiden
3 personen
Auto's parkeren
4 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
Toost begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Auto's ontdoen van versiering
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Portofoons opladen
Decoratie opbergen
2 personen
Auto's eindcontroleren
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Vervoer

Trouwauto'saantal 12
Reserveauto
Rijroutekaartenaantal 15
Parkeerverwijzersaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Gevarendriehoekenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Portofoonheadsetsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Partytentaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
IJsblokjestangenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
IJsblokzakkenaantal 12
Taartmes
Taartplateau

Decoratie

Autolintenaantal 24
Bloemstukkenaantal 12
Bloemendraadaantal 2
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Witte ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 60
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Waxinelichthoudersaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegeraantal 2
Toilettasaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 100
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
EHBO-set

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning zo vroeg mogelijk aan en houd minstens één alternatieve route achter de hand. Controleer bovendien waar de stoet veilig kan stoppen en waar parkeerverwijzers nodig zijn.
Bevestig chauffeurs en deelnemers uiterlijk één week vooraf. Maak één contactlijst met telefoonnummers, de volgorde van de auto’s, de route en duidelijke instructies voor vertrek, tussenstops en aankomst.
Plan de ontvangst alsof alle deelnemers tegelijk aankomen. Reken per gast op een zit- of staanplek en stem tafels, stoelen, statafels, servies, drank en hapjes af op het definitieve aantal aanmeldingen.
Test communicatie en stroom niet pas op de dag zelf. Laad portofoons, powerbanks en telefoons volledig op, controleer headsets en leg verlengsnoeren en stekkerdozen op een vaste plek bij de ontvangstlocatie.
Was en decoreer de auto’s pas nadat de route en parkeerindeling zijn gecontroleerd. Zet dranken op tijd koud, maar bewaar reservebenodigdheden en een reserveauto bereikbaar voor het geval een voertuig uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een trouwautoparade organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, trouwauto’s en ontvangstlocatie. Vraag de routevergunning direct aan, omdat de behandeling per gemeente kan verschillen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een trouwautoparade versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 2 weken. Zo heb je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de parade de deelnemerslijst, dieetwensen en benodigde cateringhoeveelheden.
Hoeveel drank reken je voor een trouwautoparade?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zorg daarnaast voor water. Koop pas na de uiterste aanmelddatum definitief in, zodat je de hoeveelheid kunt aanpassen aan het aantal deelnemers.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een trouwautoparade?: Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en leg dan de alternatieve route en ontvangstindeling vast. Zorg voor een overdekte ontvangst, zoals een partytent of binnenlocatie, en informeer chauffeurs en deelnemers uiterlijk 24 uur vooraf bij wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.