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Hochzeitsautoparade organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Hochzeitsautoparade müssen Strecke, Fahrzeuge und Empfang gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Route fest, beantrage die Genehmigung und reserviere den Empfangsort; danach folgen Einladungen, Fahrer und Teilnehmerliste. In der letzten Woche zählen bestätigte Kontaktdaten, ein Parkplan und eine alternative Route. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Fahreranweisungen, geladene Funkgeräte und vorbereitete Getränke und Snacks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Hochzeitsautos auswählen

    2 Personen

  • Routen-Genehmigung beantragen

  • Ort für den Empfang reservieren

  • Catering reservieren

  • Fotograf buchen

  • Musik organisieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fahrer bestätigen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Parkplan erstellen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

  • Kontaktliste erstellen

  • Fahreranweisungen erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternative Route bereithalten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Hochzeitsautos prüfen

    4 Personen

  • Autos waschen

    4 Personen

  • Autos dekorieren

    6 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Materialien auf die Autos verteilen

    3 Personen

  • Startbereich markieren

    2 Personen

  • Empfangsbereich öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Funkgeräte verteilen

    2 Personen

Event

  • Fahrer begrüßen

    2 Personen

  • Autos aufstellen

    4 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Parade starten lassen

    3 Personen

  • Kreuzungen besetzen

    6 Personen

  • Parade begleiten

    4 Personen

  • Fotos machen

    2 Personen

  • Ankunft begleiten

    3 Personen

  • Autos parken

    4 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste zu den Plätzen weisen

    2 Personen

  • Toast moderieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Das Anschneiden der Torte begleiten

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Autos von Dekoration befreien

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Rückgabematerialien sammeln

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Funkgeräte aufladen

  • Dekoration verstauen

    2 Personen

  • Autos abschließend kontrollieren

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Transport

  • HochzeitsautosAnz. 12
  • Ersatzauto
  • StreckenkartenAnz. 15
  • ParkhinweisschilderAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 8
  • WarndreieckeAnz. 6

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 8
  • Mobiler Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 6

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • FestzeltAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • GebäckgabelnAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • EiswürfelzangenAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbeutelAnz. 12
  • Tortenmesser
  • Kuchenteller

Dekoration

  • AutobänderAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • BlumendrahtAnz. 2
  • Dekorative WimpelkettenAnz. 8
  • Weiße LuftballonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenringeAnz. 60
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 8
  • TeelichthalterAnz. 30

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2
  • ToilettentascheAnz. 2

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitsnadelnAnz. 100
  • KabelbinderAnz. 100
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung für die Route frühzeitig und halte mindestens eine Ausweichstrecke bereit. Prüfe außerdem eine Woche vorher, ob Baustellen oder Sperrungen die geplante Strecke verändern.
  • Bestätige Fahrer und Hochzeitsautos spätestens 7 Tage vor der Parade. Weise jedem Fahrzeug eine Nummer zu und verteile Streckenkarten, Fahreranweisungen sowie eine Kontaktliste.
  • Erstelle den Parkplan vor dem Versand der Einladungen, wenn der Empfangsort begrenzte Stellplätze hat. Markiere Einfahrt, Ausstieg, Ersatzauto und die Plätze für Warnwesten und Warndreiecke.
  • Teste Funkgeräte, Headsets, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam mit dem Organisationsteam. Lade Powerbanks, Telefonladegeräte und Ersatzkabel vollständig auf und lege sie zentral bereit.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks so vor, dass sie direkt nach dem Eintreffen ausgegeben werden können. Plane Tische, Stehtische, Gläser, Teller und Besteck für die bestätigte Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Hochzeitsautoparade planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Fahrzeugen und Empfangsort. Die Genehmigung und die Reservierungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angestoßen sein.
Wann sollte man die Einladungen zur Hochzeitsautoparade verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Parade. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vorher, damit Catering, Parkplan und Sitz- oder Stehbereiche angepasst werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeitsautoparade?
Rechne für das erste Empfangsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich Wasser für die Fahrt und den Aufenthalt. Stelle pro 10 Gäste mindestens eine Wasserkaraffe und ausreichend Eis bereit.
Was sollte man bei schlechtem Wetter vorbereiten?
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Lege eine alternative Route fest und entscheide spätestens 24 Stunden vorher, ob Festzelt, Empfang und Dekoration angepasst werden müssen.

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