Zo organiseer je een trouwautoparade

Een trouwautoparade organiseren begint niet bij de versiering, maar bij een haalbare route, vaste chauffeurs en duidelijke afspraken. Leg eerst datum, route, ontvangstlocatie en vergunningen vast. Daarna regel je de auto’s, deelnemers, catering en communicatie in die volgorde. De laatste week draait om bevestigen, parkeren en een alternatief bij slecht weer. Met een contactlijst, rijroutekaarten en portofoons voorkom je dat een kleine vertraging meteen de hele stoet stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Trouwauto's selecteren
2 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Locatie voor ontvangst reserveren
5
Catering reserveren
6
Fotograaf reserveren
7
Muziek regelen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Chauffeurs bevestigen
13
Deelnemerslijst maken
14
Parkeerplan maken
2 personen
15
Routebeschrijving uitwerken
16
Contactlijst maken
17
Chauffeursinstructies maken
18
Weersvoorspelling controleren
19
Alternatieve route klaarzetten
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Trouwauto's controleren
4 personen
22
Auto's wassen
4 personen
23
Auto's decoreren
6 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Muziek testen
2 personen
27
Materialen per auto verdelen
3 personen
28
Startlocatie markeren
2 personen
29
Ontvangstlocatie openen
2 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Drankpunt inrichten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Routeborden plaatsen
3 personen
37
Portofoons uitdelen
2 personen

Event

38
Chauffeurs ontvangen
2 personen
39
Auto's opstellen
4 personen
40
Deelnemers registreren
2 personen
41
Startbriefing geven
2 personen
42
Parade laten vertrekken
3 personen
43
Kruispunten bemannen
6 personen
44
Parade begeleiden
4 personen
45
Foto's maken
2 personen
46
Aankomst begeleiden
3 personen
47
Auto's parkeren
4 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
51
Toost begeleiden
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
56
Taart serveren
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Auto's ontdoen van versiering
4 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
66
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven eten koelen
2 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Routeborden verwijderen
2 personen
70
Portofoons opladen
71
Decoratie opbergen
2 personen
72
Auto's eindcontroleren
4 personen
73
Verloren voorwerpen verzamelen
74
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Vervoer

Trouwauto'saantal 12
Reserveauto
Rijroutekaartenaantal 15
Parkeerverwijzersaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Gevarendriehoekenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Portofoonheadsetsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Partytentaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
IJsblokjestangenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
IJsblokzakkenaantal 12
Taartmes
Taartplateau

Decoratie

Autolintenaantal 24
Bloemstukkenaantal 12
Bloemendraadaantal 2
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Witte ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 60
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Waxinelichthoudersaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegeraantal 2
Toilettasaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 100
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
EHBO-set

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning zo vroeg mogelijk aan en houd rekening met minimaal 6 tot 8 weken verwerkingstijd. Controleer ook of de route door meerdere gemeenten loopt; dan kunnen extra meldingen of vergunningen nodig zijn.
Bevestig chauffeurs en deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet per auto de chauffeur, passagiers, het mobiele nummer en de volgorde in één deelnemerslijst, zodat wijzigingen niet via losse appjes blijven rondgaan.
Maak twee routeplannen: de definitieve route en een alternatief dat minstens één geschikt stop- of ontvangstpunt heeft. Geef elke chauffeur een routekaart en spreek af wie bij een omleiding de stoet informeert.
Plan het parkeerplan vóór je uitnodigingen verstuurt. Reserveer ruimte voor alle trouwauto’s plus minimaal 10 procent extra en wijs met parkeerverwijzers de inrit, wachtplek en vertrekvolgorde aan.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bereid de ontvangstlocatie daarop voor. Zet partytent, tafels, stoelen, drank en servies klaar; neem voor communicatie en telefoons ook powerbanks, oplaadkabels en laders mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trouwautoparade organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over voor de routevergunning, het reserveren van de ontvangstlocatie, catering en fotograaf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de parade.
Hoeveel trouwauto’s heb je nodig voor een parade?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de capaciteit per auto. Maak eerst een deelnemerslijst en reserveer daarna per auto de zitplaatsen; houd daarnaast ruimte voor één reserveauto als een voertuig uitvalt.
Wanneer controleer je de route van een trouwautoparade?: Controleer de route ongeveer 2 weken vooraf en nogmaals 24 uur voor vertrek. Let op wegwerkzaamheden, evenementen, wegafsluitingen en parkeerruimte. Leg de alternatieve route en contactgegevens van de coördinatoren dan opnieuw vast.
Wat regel je op de dag zelf voor een trouwautoparade?: Laat chauffeurs minimaal 30 minuten voor vertrek aanwezig zijn voor instructies en een auto-check. Controleer daarna de routekaarten, portofoons, parkeerbegeleiding, decoratie, koude dranken en de ontvangsttafel voordat de stoet vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.