Checklist pour organiser le défilé de la voiture des mariés

Un défilé de voitures de mariage demande davantage qu’un joli cortège. Il faut verrouiller l’itinéraire, obtenir les autorisations nécessaires, coordonner les chauffeurs et prévoir un accueil à l’arrivée. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 71 éléments du plan, dans l’ordre où ils doivent être réglés. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : voiture de réserve, consignes communes, stationnement, batteries chargées et solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Sélectionner les voitures de mariage
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu pour l’accueil
Réserver le catering
Réserver le photographe
Gérer la musique
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les chauffeurs
Établir la liste des participants
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
Créer une liste de contacts
Préparer les instructions pour les chauffeurs
Vérifier les prévisions météo
Préparer un itinéraire alternatif
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les voitures de mariage
4 personnes
Laver les voitures
4 personnes
Décorer les voitures
6 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la musique
2 personnes
Répartir le matériel par voiture
3 personnes
Marquer le lieu de départ
2 personnes
Ouvrir le lieu d’accueil
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Distribuer les talkies-walkies
2 personnes

Événement

Accueillir les chauffeurs
2 personnes
Mettre les voitures en place
4 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire partir le défilé
3 personnes
Tenir les intersections
6 personnes
Encadrer la parade
4 personnes
Prendre des photos
2 personnes
Accueillir les arrivées
3 personnes
Garez les voitures
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Indiquer les places aux invités
2 personnes
Animer le toast
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer la coupe du gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Retirer les décorations des voitures
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Charger les talkies-walkies
Ranger la décoration
2 personnes
Effectuer le contrôle final des voitures
4 personnes
Rassembler les objets perdus
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Transport

Voitures de mariageqté 12
Voiture de réserve
Cartes d’itinéraireqté 15
Panneaux de stationnementqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Triangles de signalisationqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Casques pour talkie-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Haut-parleur portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à champagneqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pinces à glaçonsqté 2

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 6
Sacs à glaçonsqté 12
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteau

Décoration

Rubans pour voitureqté 24
Compositions floralesqté 12
Fil floralqté 2
Guirlandes décorativesqté 8
Ballons blancsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Rond de servietteqté 60
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balayetteqté 2
Trousse de toiletteqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Épingles de sûretéqté 100
Attaches-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Trousse de premiers secours

Courses

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire plusieurs semaines à l’avance et prévoyez une version alternative. Ajoutez les points de rendez-vous, les pauses et les consignes de stationnement sur une carte remise à chaque chauffeur.
Ne vous contentez pas de confirmer les voitures : confirmez aussi chaque chauffeur, son numéro de téléphone et son rôle. Envoyez les instructions au moins 48 heures avant le défilé.
Prévoyez une voiture de réserve et vérifiez tous les véhicules avant le départ. Un lavage ou une décoration de dernière minute ne doit pas remplacer le contrôle des pneus, du carburant et des équipements de sécurité.
Chargez les talkies-walkies, téléphones et batteries externes la veille. Pour un cortège de plusieurs voitures, un canal de communication unique évite les retards et les changements d’itinéraire mal transmis.
Organisez l’accueil avant de partir : boissons fraîches, en-cas, tables, chaises et vaisselle doivent être installés à l’avance. Gardez les rallonges, multiprises et chargeurs au même endroit pour éviter de les chercher à l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation du parcours pour un défilé de voitures de mariage ?: Contactez les autorités dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le défilé. Certains parcours peuvent nécessiter des délais ou des documents supplémentaires.
Combien de temps prévoir pour organiser un défilé de la voiture des mariés ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver les voitures, le lieu d’accueil, le traiteur et le photographe. Commencez plus tôt si le parcours demande une autorisation ou si plusieurs véhicules participent.
Que faut-il donner aux chauffeurs avant le départ ?: Remettez à chaque chauffeur une carte d’itinéraire, les horaires, les points de rendez-vous et un numéro de contact principal. Envoyez ces consignes au plus tard 48 heures avant, puis faites un rappel le jour même.
Que prévoir en cas de panne ou de mauvais temps pendant le défilé ?: Préparez une voiture de réserve et un itinéraire alternatif avant le jour du mariage. Vérifiez les prévisions 24 heures avant le départ et définissez à l’avance qui décide d’un changement.

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